Раздел 3 Технология управления документами: от регистрации до передачи в архив
В рамках заключительного раздела справочника мы рассмотрим основные этапы управления документами. Напомним, к их числу относятся:
1) организация разработки номенклатуры дел;
2) организация разработки табеля и альбома форм документов;
3) организация корпоративного документооборота;
4) контроль исполнения документов;
5) организация хранения документов.
Глава 1 Организация разработки проекта номенклатуры дел
Эффективное управление документами невозможно, если предварительно службой ДОУ не выполнены мероприятия подготовительного характера, среди которых особое место занимает разработка проекта номенклатуры дел.
Заметим, что в Методических рекомендациях ВНИИДАД от 23 декабря 2009 г. номенклатура дел рассматривается в качестве основы для формирования документального фонда предприятия (организации, учреждения). В свою очередь, документальный фонд предприятия – это упорядоченная совокупность документов, созданных соответствующим предприятием, а также полученных им в процессе осуществления своей деятельности от других юридических и физических лиц.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел предприятия с указанием сроков их хранения (см. рис. 3.1). Обычно номенклатура дел разрабатывается в два этапа: сначала по подразделениям (самостоятельным участкам работы, образующим организационную структуру предприятия), а затем в целом (в виде так называемой сводной номенклатуры дел, см. далее)[57]. Последовательность разработки проекта номенклатуры дел структурного подразделения представлена на рис. 3.2.
* И документов – в составе соответствующих дел.
Рис. 3.1.
* Принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между работниками и т. п.
** Для последующего формирования сводной номенклатуры дел.
Рис. 3.2.
Определение перечня документов, образующихся в деятельности подразделения, и сроков их хранения производится на основании нормативных правовых, локальных нормативных и иных актов (см. рис. 3.3).
При определении перечня документов, образующихся в деятельности подразделения, и сроков их хранения следует руководствоваться:
1. Положением о подразделении.
2. Инструкцией по виду деятельности подразделения.
3. Должностными инструкциями сотрудников подразделения.
4. Перечнями