Los sistemas de códigos de barra están conformados por tres elementos: el código en sí, los equipos de lectura y las impresoras de las etiquetas con los códigos de barra. La lectura del código de barras se realiza proyectando un haz de luz sobre las barras por el equipo de lectura. Las áreas o barras oscuras del código de barras absorberán el haz de luz y los espacios en blanco reflejarán la luz. La absorción y la reflexión serán captadas por la lectora que leerá el dibujo reflejado y obtendrá la información guardada del código de barra.
En los almacenes los códigos de barra tienen una aplicación extensa y se usan para identificar una amplia gama de los elementos que forman parte de la actividad diaria del almacén, tales como:
Los productos almacenados;
Los contenedores o unidades logísticas;
Las ubicaciones del almacén;
Los operadores;
Los equipos de manipulación;
Los documentos del almacén tales como las hojas de preparación de pedidos, entre otros.
Los códigos de barra son una herramienta importante en la actividad diaria del almacén pues permiten identificar artículos y registrar información sin errores y a grandes velocidades. Müller (2006, p. 98) nos muestra el siguiente cuadro comparativo de velocidad de ingreso de datos y precisión, que nos dice que el tiempo y dinero ahorrado al eliminar los errores en la identificación y registro de artículos pagaría muchas veces la implementación de un sistema de códigos de barra en una empresa.
| Comparaciones en el ingreso de datos, suponiendo un campo de 12 caracteres | |||
| Tecleado | Lectura óptica de caracteres* | Códigos de barra | |
| Velocidad | 6 segundos | 4 segundos | 0,3 a 2 segundos |
| Tasa de error | 1 error de carácter por 300 caracteres ingresados | 1 error de carácter por 10 000 caracteres ingresados | 1 error de carácter por 15 000 a 36 billones de caracteres ingresados |
| * La lectura óptica de caracteres está basada en impresiones de letras y números en un formato de fuente preestablecido y estandarizado que puede ser leído tanto por el ojo humano como por equipos de lectura óptica de caracteres.Tabla 3.1: Cuadro de velocidad de ingreso de datos y precisión |
Adicionalmente, la utilización de códigos de barra aumenta la precisión en la preparación de pedidos, reduciendo los errores de envío y recepción, e incrementa la productividad de la mano de obra.
| PUNTO CLAVE |
| Los códigos de barra hacen eficiente el manejo de materiales en un almacén, incrementando la velocidad a la cual se identifican y registran las actividades en un almacén y manteniendo un elevado nivel de precisión. |
3.5.2. Estándares mundiales de códigos de barra
Existen dos estándares reconocidos a nivel mundial: el estándar UPC (Universal Product Code) utilizado en Estados Unidos y Canadá, y el EAN (European Article Numbering) usado en el resto del mundo, incluyendo Perú.
El estándar EAN asigna un número a cada producto que lo identifica en cualquier parte del mundo, sin posibilidad de confundirse con otro producto. Es un estándar abierto, ya que cualquier compañía puede solicitar los códigos para sus productos. No es exclusivo de un sector específico.
En el Perú, la organización GS1 Perú, fundada en 1988, es la entidad privada sin fines de lucro que se encarga de difundir, administrar estándares globales abiertos y multisectoriales. Entre las muchas de sus actividades se encuentran la gestión y administración de los códigos de barra EAN, los cuales pueden ser solicitados por cualquier empresa11.
3.5.3. Niveles de codificación estándar EAN
Existen dos niveles de codificación estándar EAN. El primer nivel corresponde a las unidades de consumo y el segundo nivel a las unidades de empaque.
3.5.3.1.|Estándares utilizados en unidades de consumo
Este nivel corresponde a aquellos productos que compra el consumidor final. Dichas unidades de consumo se codifican con códigos EAN-13 o EAN 8. Estos estándares pueden ser utilizados tanto en los almacenes de las empresas que participan en la distribución de productos terminados como por fabricantes, distribuidores y minoristas, así como en los puntos de venta al consumidor final.
Código EAN 13
Estos códigos se utilizan en las unidades de consumo. Están compuestos por 13 dígitos y, dada su estructura, permiten codificar teóricamente en 1000 países a 10 000 industrias distintas y, en cada una de ellas, a 100 000 productos o formas distintas de presentación de los mismos, lo cual representa una enorme cantidad de posibles combinaciones.
La estructura del código es la siguiente:
Código de país. Los tres primeros dígitos de la izquierda: en el caso del Perú, el código es 775.
Código de empresa. Los siguientes cuatro dígitos representan a la empresa solicitante del código. Estos dígitos identifican a la empresa creadora del producto, entendiéndose, por ello, a la empresa que decide la apariencia final del producto ante el consumidor final, y definiendo características como marca, presentación, etcétera.
Código de producto. Los siguientes cinco dígitos corresponden al producto. Se utiliza un código distinto para cada presentación del producto, dependiendo de talla, color, sabor, modelo, empaque, etcétera.
Dígito verificador. Se calcula en función a los dígitos anteriores. Su uso libera a la empresa de posibles errores en la impresión del código al momento de ser leído.
Por ejemplo, si tenemos el código EAN 13 con la siguiente estructura: código de país: 123 / código de empresa: 1234 / código de producto: 12345, el cálculo del dígito verificador se realiza de la siguiente manera: se multiplica cada dígito del código EAN 13 por 1 y 3 intercaladamente, empezando desde la izquierda y luego de lo cual se suman todos los productos:
| Código EAN 13 | 1 | 2 | 3 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Factor | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 |
| Producto | 1 | 6 | 3 | 3 | 2 | 9 | 4 | 3 | 2 | 9 | 4 | 15 |
| Tabla 3.2: Cálculo del dígito verificador |
La suma de los productos es: 61
El resultado de la suma se divide por 10 y se toma el residuo. En nuestro caso: 1
El dígito verificador es el resultado de restar el residuo de 10: 10 - residuo = 10 - 1 = 9
Para el ejemplo anterior, el dígito verificador es 9
El código EAN 13 completo es: 123 1234 12345 9
Código EAN 8
Este código es utilizado únicamente cuando la forma o geometría del envase no permite usar un código EAN 13 por tener este demasiados caracteres (13). En estos casos se utiliza un código más corto, el EAN 8, compuesto por ocho dígitos, en el que se omite el código de la empresa solicitante, por lo cual su aplicación es mucho más restringida y tiene un número limitado de posibilidades.
El código EAN 8 tiene la siguiente estructura:
Código de país: 3 dígitos
Código de producto: 4 dígitos
Dígito verificador: 1 dígito
3.5.3.2. Criterios para codificar productos en el nivel de unidades de consumo
En general, cuando un producto tiene presentaciones distintas, tales como tamaño, sabor, aroma, contenido, etcétera, cada una de estas debe tener un nuevo código EAN.
Las promociones de los productos también deben tener un nuevo código EAN siempre y cuando exista un cambio significativo para el consumidor.