Надо уметь энергично, но корректно прервать затянувшуюся беседу с сослуживцами или уметь отказаться от интересного предложения, зная, что даже пятиминутное отсутствие секретаря в офисе может нанести ущерб делу.
Хороший секретарь умеет четко и быстро отвечать на телефонные звонки, принимать и записывать телефонограммы, организовывать встречи с необходимыми партнерами, наводить справки, которые требуются начальству, контролировать исполнение поручений, данных руководителем сотрудникам фирмы, участвовать в организации и проведении презентаций, торжественных мероприятий и т. д.
Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителя. Секретарь должен записать, кто звонил, из какого учреждения и по какому делу. Эта запись, переданная начальнику, даст ему возможность подготовиться к предстоящей беседе, провести ее быстро и точно. Если вопрос может быть решен другим сотрудником, секретарь отсылает собеседника к нему, называя его фамилию, должность и номер телефона. В случае длительного отсутствия руководителя (отпуск, командировка и т. д.) секретарь должен сообщать фамилию и номер телефона замещающего его сотрудника.
Звонить по домашнему телефону сотрудникам по служебным вопросам можно только в случае острой необходимости.
Руководитель должен постоянно информировать секретаря обо всех своих делах, чтобы секретарь мог максимально помочь ему, а также уметь признавать свои ошибки и приносить извинения, когда он не прав. Руководитель должен полагаться на пунктуальность секретаря, а секретарю следует знать, что руководитель иногда может быть и непунктуальным.
Даже самый замечательный руководитель иногда бывает в плохом настроении, может сорваться, обидеть. И далеко не всегда это реакция на ваш профессиональный промах. Умение психологически ограждать себя от незаслуженных обвинений шефа – необходимое качество секретаря. Должна быть сильная внутренняя защищенность. Настоящий секретарь всегда спокоен и рассудителен – никаких всплесков эмоций и беспорядочных действий. На уравновешенного человека хочется положиться, и, наверняка, руководитель по достоинству оценит эти качества.
Как известно, доброе слово и гнев побеждает, а любезность всегда действует обезоруживающе. Кстати, конфликтовать – это вовсе не значит скандалить.
Замечено, что преуспевающие люди всегда находят язык с окружающими и никогда не паникуют заранее, если сталкиваются с новой проблемой. Как правило, они никогда не говорят, что незнакомы с чем-либо или им что-либо не по силам. Вместо этого преуспевающие люди обычно говорят что-либо вроде: «С этим делом придется разобраться» или «Здесь