Лекции по основам технологий деловой коммуникации. Т. В. Тулупьева

заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области.

      Перед отправлением письма проверьте, все ли пункты из списка выполнены:

      • Адресату понятны мотивы написания этого письма.

      • Тон письма является уместным.

      • Стиль письма не вызовет затруднений с пониманием сути.

      • В письме нет излишне длинных оборотов и т. п.

      • Все важные моменты присутствуют в содержании письма.

      • Письмо является максимально корректным, ясным и кратким.

      • В письме нет орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок.

      • Структура письма продумана.

      • Письмо хорошо оформлено.

      • Нет ошибок в наиболее важных элементах письма – в обращении, адресе и т. п.

      Виды писем

      Существуют разные виды деловых писем. Мы остановимся только на некоторых из них.

      Начнем с наиболее распространенного – это письмо-сообщение. Оно призвано проинформировать, сообщить о каких-либо событиях, фактах, которые могут представлять интерес для адресата и адресанта. Основное предназначение письма-сообщения – целенаправленная передача конкретной информации по инициативе автора письма. Письмо-сообщение во многих случаях является началом обсуждения и переписки. Как правило, такое письмо является инициирующим. Очень важно помнить: несмотря на то что вы отправляете письмо-сообщение, в нем должно находиться описание действия, которое вы ожидаете от адресата. Например, в письме-сообщении о проведении презентации нового программного продукта должно быть не только указание места и времени события, но и побуждающее предложение: «Посетите нашу презентацию и вы…», «Будем рады, если вы придете…»