Проверьте в тексте:
• Правильность написания слов при помощи сервисной функции компьютера, текстового редактора (проверка правописания). Проверить написание и значение слова вы можете в многочисленных онлайн-словарях (http://gramota.ru и др.);
• Правильность использования слов. Некоторые слова («эффект» и «аффект», «компания» и «кампания») пишутся и звучат почти одинаково, но имеют разные значения. Найдите в словаре значение слова, в котором сомневаетесь. Или подберите синоним.
• Согласование подлежащего и сказуемого. В длинных предложениях легко допустить путаницу во временах и лицах глаголов.
• Сложные предложения и используемые в них обороты. Длинные предложения лучше разбить на более короткие. Это повысит читабельность вашего текста и снимет многие затруднения с использованием знаков препинания.
Подготовка и составление делового письма
Теперь поговорим о том, как подготовиться к написанию делового письма. Прежде всего, запланируйте время для его написания, если письмо требует обдумывания. Подготовьте все необходимое, подберите материал для работы над текстом. Это могут быть справочные материалы, предыдущая переписка по данной теме, аналитические отчеты, словари, специализированная литература, нормативно-правовые акты и т. д.
Очень важно соблюсти баланс формальности и доверительности, который требуется при составлении делового письма, чтобы оно хорошо воспринималось адресатом. Адресат скорее проникнется описанной проблемой и постарается включиться в решение поставленных вопросов, если почувствует в строках письма живое общение.
При подготовке письма большее внимание уделите содержанию письма, а не его форме. Продумайте, о чем будет ваше письмо, какую ключевую идею вы хотите донести до адресата. Как правило, текст делового письма касается одного вопроса. И только если несколько вопросов тематически взаимосвязаны, вы можете осветить их в письме. Но и тогда эти вопросы должны быть изложены ясно и кратко. Если возникают какие-то проблемы при написании, целесообразно спросить себя: «О чем я пишу?», «Что мне хочется сказать адресату?», «Что я хочу, чтобы адресат сделал?». Мы пишем деловое письмо, если нужно привлечь внимание адресата к какой-либо ситуации или проблеме. Мы хотим дать ему возможность спокойно ознакомиться с написанным, а в дальнейшем – побудить его к каким-то действиям. Пишущему нужно четко представлять себе, для чего он готовит деловое письмо, чего он хочет добиться. Совет: воздержитесь от написания делового письма, если нечего сказать.
При работе над деловым письмом можно порекомендовать следующий алгоритм:
1. Работа над вступительной частью.
1.1. Сформулируйте цель.
1.2. Определите характеристики потенциальных адресатов (род деятельности, уровень образования, возраст аудитории, позиция в иерархии, компетентность).
2. Работа над основным содержанием.
2.1.