– соответствие оформления РК исходящего документа установленным требованиям;
– отсутствие вредоносных программ (вирусов) на переносном магнитном носителе с файлами;
– наличие и соответствие оформления всех элементов, перечисленных в пункте 7.1.1, установленным требованиям;
– подлинность ЭЦП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему документ на бумажном носителе.
При наличии ошибок, отправка ДСП-документа не осуществляется. В случае, если в государственном органе функционирует СЭД, РК исходящего документа средствами СЭД возвращается в канцелярию структурного подразделения, подготовившего ДСП-документ.
5.6.1.3. При отсутствии ошибок оператор ЭПЯ:
– копирует с переносного магнитного носителя на жесткий диск файлы, перечисленные в пункте 7.1.1;
– проставляет на оборотной стороне последнего листа подлинника ДСП-документа (экземпляр №1) штамп «Электронный документ соответствует подлиннику»3.
Исполнитель ДСП-документа расписывается в штампе.
5.6.1.4. Все файлы, перечисленные в пункте 7.1.1, архивируются с помощью программы Winrar (версия не ниже 2.6).
5.6.1.5. Оператор ЭПЯ создает почтовое сообщение и отправляет его по ЭП, оснащенной СКЗИ.
При создании почтового сообщения необходимо учитывать следующее:
– адреса, в которые направляется сообщение, заполняются в соответствии со списком рассылки;
– краткое содержание сообщения («Тема») составляется из даты регистрации ДСП-документа и его исходящего регистрационного номера (например, «от 24.06.2005 №18-0-09/000123дсп@»);
– к почтовому сообщению прикрепляется архивный файл.
5.6.1.6. Если в государственном органе функционирует СЭД оператор ЭПЯ отправляет РК исходящего документа по СЭД, при этом в РК в поле «Краткое содержание» пишет фразу «Отправлено по ЭП с СКЗИ».
5.6.1.7. Подлинник представленного для отправки ДСП-документа (экземпляр №1) на бумажном носителе формируется в дело подразделения ДОУ или структурного подразделения согласно утвержденной на текущий год сводной номенклатуре дел государственного органа.
5.6.2. Отправка исходящих ДСП-документов в бумажном виде осуществляется аналогично отправке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству.
5.6.2.1. Пересылка ДСП-документов в пределах Российской Федерации осуществляется фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.
5.6.2.2. Пересылка ДСП-документов в пределах близлежащих населенных пунктов может осуществляться курьером. При этом документы должны быть упакованы таким образом, чтобы исключить возможность ознакомления с ним в процессе доставки и нарушения целостности упаковки.
Пересылка небумажных носителей, содержащих ДСП-документы, осуществляется в контейнерах, обеспечивающих сохранность носителей и исключающих несанкционированный доступ