– Прием и учет (регистрация) документов, содержащих информацию, конфиденциального характера, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.
3.1.6. Документы с пометкой «Для служебного пользования»:
– учитываются поэкземплярно; на обороте последнего листа каждого экземпляра документа должно быть указано количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и его контактный телефон, фамилия машинистки (если документ печатался в машинописном бюро), дата печатания документа; отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет; черновики уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
– учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации, при незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами; к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП»;
– передаются работникам подразделений под расписку;
– пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
– размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя Организации.
– хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
3.1.7. При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем или руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
3.1.8. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».
3.1.9. Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
Передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.
При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.
Проверка наличия документов, дел, изданий с пометкой «Для служебного