Особое значение кадровой документации, ее социальная, юридическая и ретроспективная значимость определяют необходимость внимательного отношения к вопросам хранения документов по личному составу.
На государственном уровне в постсоветский период были изданы два важных правовых акта, которые были призваны обеспечить сохранность этих документов в случае реорганизации или ликвидации организаций.
Это распоряжения Правительства РФ от 23.04.1992 № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу» и от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу».
Первый документ определяет важность хранения кадровых документов в целях социальной и правовой защиты граждан.
Второй правовой акт регулирует вопросы хранения документов ликвидированных предприятий.
На сегодняшний день наиболее значимым правовым актом, регулирующим основные вопросы хранения документов по личному составу, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
В пунктах 8–10 статьи 23 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяется, куда передаются документы по личному составу на хранение при ликвидации государственных органов и негосударственных организаций, а также при реорганизации негосударственных организаций.
Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденный постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1
Все действия с работниками в рамках трудовых отношений должны оформляться с помощью первичных учетных документов, составляющих кадровую документацию и одновременно являющихся основанием для ведения бухгалтерского учета.
Типовые формы основных первичных учетных документов собраны в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
До 2013 года первые 12 форм из этого Альбома были обязательны для применения юридическими лицами любых форм собственности.
Регулировалась обязательность применения этих форм в статье 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», который утратил силу. В соответствии с этой статьей первичные учетные документы принимались к учету только в том случае, если они были составлены по унифицированной форме, взятой из альбома унифицированных форм первичной учетной документации».
После вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» юридическое лицо вправе самостоятельно решать, использовать ли ему данные унифицированные формы в неизменном виде, утвердив их приказом руководителя, или разработать самостоятельные формы первичных учетных документов с учетом требований, отраженных в пункте 2 статьи 9 данного Закона.
Альбом содержит следующие унифицированные формы документов, используемые в деятельности кадровых служб:
Применять эти формы работодатель