Учитывая, что строгих требований к этому документу не содержится ни в ТК РФ, ни в ФЗ «О ПД», в нем должны быть урегулированы все виды работ с персональными данными, которые осуществляются в организации, и обязательно должны быть отражены вопросы защиты и хранения этой категории информации.
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Первичные учетные документы
Трудовое законодательство уделяет значительное внимание вопросам оформления кадровых документов. Одним из наиболее важных в этом отношении правовых актов является Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Статья 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» посвящена первичным учетным документам. В соответствии с этой статьей первичные учетные документы – это документы, фиксирующие каждый факт хозяйственной жизни организации, то есть любое событие, оказывающее влияние на финансовое положение организации, финансовый результат ее деятельности.
Учитывая, что все действия, осуществляемые с работником в рамках трудовых отношений, влекут за собой финансовые последствия, они являются фактами хозяйственной жизни. Например, прием, перевод, поощрение, предоставление отпуска работнику, его увольнение предполагают такие действия, как начисление заработной платы, ее повышение, расчет отпускных и компенсаций за неиспользованные отпуска. Поэтому все кадровые операции, осуществляемые с работниками, должны быть обязательно документально закреплены с помощью первичных учетных документов.
До 2013 года оформление первичных учетных документов осуществлялось с обязательным применением унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).
Эта обязательность закреплялась в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, который утратил силу, в ней говорилось, что «первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации».
Изданный в 2011 г. и вступивший в силу с 2013 г. новый ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит отсылок к каким-то конкретным формам.
В соответствии с п. 2 ст. 9 данного Закона главным условием принятия кадровых документов к учету является наличие следующих обязательных реквизитов:
«1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного