В письменных текстах написание Вы (с заглавной буквы) используется только при обращении к одному лицу, которое является старше адресанта по возрасту или социальному статусу или с которым происходит официальное общение. Большое значение придается переходу партнеров по общению с одной формы обращения на другую. Переход с «ты» на «Вы» знаменует охлаждение отношений, демонстрацию того, что общение отныне должно быть поставлено в строгие этикетные рамки. Переход с «Вы» на «ты» демонстрирует переход от сдержанно-нейтральных, официальных отношений к близким, дружеским. Такой переход должен быть желанным для обоих партнеров по общению. Односторонний переход на «ты» воспринимается как проявление бесцеремонности, попытка продемонстрировать подчиненное положение собеседника и является грубым нарушением этикета. Местоимение «он» используется для называния того, кто не участвует в общении, в отличие от «я» и «ты» («Вы»). В русском речевом этикете существует важное правило, ограничивающее употребление местоимения «он» в ситуации непосредственного общения: нельзя говорить «он» о том, кто присутствует при общении и слышит разговор (например, стоит рядом) либо участвует в этом разговоре, но в данный момент слушает других, а речь зашла о нем. Речевой этикет предписывает, упоминая об этом человеке, назвать его по имени или имени и отчеству, в зависимости от ситуации, но ни в коем случае не говорить «он»: такое употребление этого слова считается грубым, невежливым, оскорбительным для того, кто назван «он».
При обращении к собеседнику говорящий также пользуется специальными словами, предназначенными речевым этикетом для выполнения функций обращения. Формулы обращения и привлечения внимания: «Простите, как пройти…?», «Извините, который час?», «Простите, пожалуйста, как пройти…?», «Извините, пожалуйста, который час?», «Простите, можно Вас спросить?», «Простите, Вы не знаете…?», «Скажите, пожалуйста, где здесь…?», «Будьте добры, как пройти…?» и др.
В русском языке не сложилось традиции употребления специальных слов-обращений к незнакомым людям, подобных французским месье/мадам, польским пан/пани и т. п. Рекомендуемое отдельными современными авторами обращение сударь/сударыня в наши дни звучит романтично, а в пушкинской России употреблялось только в адрес представителей недворянского сословия (чиновников, купцов). Использование его в обращении к дворянину (вспомните, что так сделал, например, князь Андрей Болконский, обращаясь к князю же Ипполиту Куракину в романе Л. Толстого «Война и мир») было равносильно оскорблению (сознательное грубое нарушение речевого этикета князем Андреем в упомянутом нами эпизоде должно было по правилам поведения того времени повлечь вызов на дуэль со стороны Ипполита, но тот проявил трусость).
Слова «девушка», «молодой человек» широко распространены сегодня в функции обращения к незнакомцам, а также к обслуживающему персоналу различных учреждений, магазинов, ресторанов. При этом они могут адресоваться лицам молодого и среднего возраста, но не пожилым людям. Такое обращение, характерное для подобных ситуаций и выражающее вежливое