1. Проблемы во взаимодействии с бухгалтерией на аутсорсинге.
2. Нехватка своевременной управленческой отчетности.
3. Отсутствие единой планово-учетной системы.
4. Функционал, полномочия и ответственность подразделений не согласованы и не доведены до сотрудников.
5. Много ручной работы.
6. Низкая скорость и качество документооборота.
7. Размытая ответственность на многих участках, дублирование, невыполнение важных функций, непрозрачные и неэффективные взаимодействия между подразделениями.
Целый ряд этих проблем не решается в рамках проекта по совершенствованию основного бизнес-процесса. Требуется выход за его рамки, работа с корпоративной ИТ-архитектурой (проблемы 2, 3, 5, 6), системой управления и организационной структурой (проблемы 1 и 4). В рамках проекта возможно серьезно заняться проблемой 7 и частично – проблемами 5 и 6. Поэтому в итоге задача на совершенствование основного бизнес-процесса была сформулирована так.
1. Исправить локальные проблемы процесса, в том числе:
• отладить взаимодействие и координацию между подразделениями, а также процедуры эскалации;
• обеспечить разгрузку руководителей, где это допустимо;
• регламентировать процесс.
2. Оптимизировать скорость и качество документооборота и принятия решений, ликвидировать временные потери, в том числе:
• за счет максимального использования стандартных условий и заготовок контрактов, а также ликвидации потерь времени обеспечить среднюю длительность согласования контрактов не более двух дней;
• обеспечить участие в процедуре согласования и подписания контрактов всех ключевых подразделений – правового, финансового, операционного и трейдингового.
Казалось бы, в чем проблема? После обсуждения того, что беспокоит топов, сузили задачу до сферы ответственности собственно процесса. Но психологически топы изначально настраиваются на то, что в результате таких проектов будут решены все проблемы, которые их беспокоят и которые они упоминали в интервью. Происходит это чаще всего потому, что само понятие «процесс» им малознакомо и слабо ими ощущаемо. Поэтому, когда в итоговом списке остается меньшая часть, а некоторые топы вообще не видят того, о чем говорили, их энтузиазм резко улетучивается.
Почему же так происходит? Почему бизнес-задача так «усыхает», когда мы пытаемся выставить ее бизнес-процессу, «лежащему внутри»?
Дело в том, что решение в значительной степени зависит также от участвующих в процессе людей и используемых технологий, что является отражением так называемого золотого треугольника «Люди – Процессы –