Многие успешные предприятия стали таковыми благодаря организованной, регламентированной, отлаженной до автоматизма работе. В компании должен быть проработанный и неукоснительно соблюдаемый комплекс стандартов и инструкций, обеспечивающий жесткий контроль со стороны руководства. Никакого русского «авось» – все должно быть продумано заранее! Убирайте «И.Б.Д,» – людей, Имитирующих Бурную Деятельность» и это повысит прибыль вашей компании.
Мы с Вами уже достаточно много говорим о том, как важны правила игры в компании, настало время приступить к вопросу, как же их установить в Вашей компании. Итак, начинаем.
3.2. Распределение функциональных обязанностей в компании
Если в Вашей компании все «запущено» – нет никаких регламентов, документов, только скачанные с интернета должностные инструкции – то начать придется с распределения функциональных обязанностей.
Первый шаг. По горизонтали в таблице 3.1. вы пишете все направления деятельности организации.
Второй шаг. Распределите основные направления деятельности (функций) организации между отделами.
Ваша работа – образная фиксация того, какие направления деятельности делегируются каждому из подразделений компании. Если данный отдел осуществляет указанную деятельность, то на пересечении соответствующей строки и столбца ставят метку. В результате можно получить наглядный перечень делегированных направлений деятельности (Табл. 3.1).
Благодаря данной матрице Вы сможете увидеть, у всех ли направлений деятельности есть «хозяин». Или, может быть, направление деятельности есть, а отдела нет?
Третий шаг. Необходимо определить перечень задач для каждого отдела.
Технология следующая: Вы задаете себе вопрос: «какие отдельные задачи нужно выполнять, чтобы обеспечить основное направление деятельности отдела?» Для получения ответа Вы анализируете основное направление работы подразделения, разбиваете ее на составные элементы – задачи. Давайте рассмотрим этот механизм на примере отдела сбыта.
Пример
Основное направление работы отдела – сбыт
Задача 1. Заключение договоров на реализацию.
Задача 2. Реализация продукции оптовым покупателям.
Задача 3. Реализация продукции розничным покупателям.
Задача 4. Работа собственных торговых точек.
Задача X
Если Вы – новый руководитель отдела, Вам, вероятно, будет сложно использовать только аналитическую технологию, так как для ее применения нужно иметь целостное понимание деятельности организации и своего отдела. В этом случае Вам поможет синтетическая технология, сутью которой является движение в обратном направлении – от конкретных задач, которые выполняет