Учёт архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учёта и отражение этого количества и состава в учётных документах для контроля за их наличием и состоянием.
Централизованный государственный учёт документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учёта документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
Единица учёта архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учётных документах и архивных справочниках.
Единица хранения архивных документов: Учётная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
Учётные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учёта
Список фондов: Учётный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
Лист фонда: Учётный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.
Архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях её идентификации и учёта, состоящее из сокращённого названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учёта
Проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учётных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.
Топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.
За ошибки в ведении архивного дела существует административная ответственность в рамках КоАП РФ Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов:
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования