В малых ООО функции управления часто размыты между генеральным директором и «старшими менеджерами», а кадровое делопроизводство осуществляет бухгалтер. При штатном расписании в несколько десятков человек, главбуху становится уже несколько затруднительно помимо своих непосредственных обязанностей ещё и заниматься оформлением кадровых бумаг, и тогда в компании открывается вакансия «кадровика» с функциями кадрового делопроизводителя, работа которого ограничивается именно оформлением бумаг, а управлением персонала так и продолжают заниматься все подряд.
Ну а индивидуальный предприниматель – это «человек-оркестр», у которого при найме работников возникает обязанность вести кадровое делопроизводство. Как и в ситуации с системой налогового учёта, у индивидуального предпринимателя есть возможность вести документацию по кадрам в минимальном объёме, но это может вылиться в значительные риски, так как все изменения в трудовых отношениях придётся прописывать в дополнительных соглашениях к трудовым договорам по каждому работнику персонально. В противном случае, будет считаться, что все трудовые отношения между индивидуальным предпринимателем и работником осуществляются в соответствии с общими нормами трудового права.
Безотносительно того, между кем возникают трудовые отношения, индивидуальным предпринимателем, товариществом на вере, производственным кооперативом и так далее, везде, где возникают трудовые отношения, возникает и необходимость в кадровом делопроизводстве.
ТК РФ Статья 15. Трудовые отношения
Трудовые отношения – отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы) в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.
Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается.
Кадровое делопроизводство – это:
«Документационное обеспечение представляет собой организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом.
Его основой выступает делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
Кадровая документация представляет собой совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала. Технология Документационного обеспечения управления предприятием регламентируется специальными нормативно-методическими документами. Это комплекс документов организационно-регламентирующего, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы, утверждённые в установленном порядке компетентными органами или руководством компании, которые находятся в распоряжении фирмы и используются при решении управленческих задач. Движение документов в организации с момента их создания (получения) до завершения исполнения или отправления представляет собой документооборот».
© «Документационное обеспечение кадровой работы в российской федерации». Муравлева А.В., Кожушкова Н.В.
И ведение кадровой документации – это непросто взять из интернета первую попавшуюся «рыбу» или первый попавшийся ответ на вопрос, а сложная и ответственная работа, зарегламентированная не меньше, чем бухгалтерский учёт. Вот взятый с сайта «Виаакадемии» неполный список нормативных актов, которыми необходимо руководствоваться для правильной и эффективной работы специалиста по кадровому делопроизводству:
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
125-ФЗ – регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»
53-ФЗ – направлен на обеспечение использования государственного языка РФ на всей территории России, обеспечение права граждан РФ на пользование государственным языком РФ, защиту и развитие языковой культуры. В законе также закреплены нормы по обязательному использованию государственного языка