Если звоните близкому человеку просто поболтать, пропустите этап подготовки к разговору. Общайтесь как хотите.
Если планируется деловой предметный разговор, подготовьтесь к нему. Задача – говорить максимально лаконично и конструктивно.
Алгоритм подготовки к деловому разговору:
Приготовьте листочек бумаги и ручку.
Заранее продумайте и выпишите вопросы, чтобы они были перед глазами.
Если даете поручения или передаете какие-то данные, выпишите их и положите перед собой.
Если на Ваш звонок ответили не сразу, не спешите перезванивать. Многие источники по этикету указывают время паузы между первым и вторым звонком – два часа. В наш век скоростей это абсурд. Выждите хотя бы минут 10-15. За это время человек, возможно, дожуёт, выйдет из уборной или из кабинета начальника, захочет посмотреть на котиков и найдет телефон, найдет в себе моральные силы вам ответить и т.п.
Звонить более двух раз подряд неприлично, если только речь не идет о чрезвычайной ситуации. Если человек дважды не ответил, напишите ему в мессенджер или СМС.
Время ожидания ответа абонента – 5-6 гудков, это примерно 20-ть секунд.
Самые неудачные варианты начала телефонного разговора:
Спросить: «Кто это?».
Молчать в трубку.
Выдержать драматическую паузу и ехидно поинтересоваться: «Не узнал?»
Не представляться, особенно если звоните впервые за 10 лет и знаете, что вас не узнали.
Нормальные люди действуют так: после ответа абонента здороваются, спрашивают, удобно ли говорить, представляются. Если говорить неудобно, спрашивают, когда можно перезвонить.
Если звоните в офис, учреждение, службу поддержки клиентов в официальное рабочее время, спрашивать, удобно ли говорить абоненту, не нужно – ответ на звонки входит в его служебные обязанности.
Если ошиблись номером, извинитесь и положите трубку. Если ошиблись повторно, продиктуйте номер телефона для сверки. Не требуйте его от собеседника. Настаивать на том, что по этому номеру должен быть условный Иван Иваныч невежливо и бессмысленно.
Если звоните с просьбой человеку, с которым давно не общались или имеете шапочное знакомство, не пытайтесь изображать неподдельный интерес к его жизни вопросами типа «Как дела?». Этим никого не обманете. Зато вызовете раздражение лицемерием и необходимостью выдумывать общие фразы. Говорите сразу по делу. Потом, если возникнет взаимное желание, можно и поболтать.
Если звонок сорвался или оборвался, перезванивает тот, кто звонил изначально. Тот, кто принимал звонок, спокойно ждет и не занимает линию.
Автоответчик
Если звоните в новое место, в неурочный час, в обеденный перерыв, человеку, привычек которого не знаете, будьте морально готовы наговорить сообщение на автоответчик.
Для этого нужно быстро изложить суть вопроса: здравствуйте – я такой-то – нужно то-то