Die Ausnahme
Nicht alle Unternehmen müssen eine E-Bilanz erstellen. Als Unternehmer haben Sie die Möglichkeit, sich davon jährlich auf Antrag befreien zu lassen, wenn es eine unbillige Härte darstellt, eine E-Bilanz abzugeben. Die zuständigen Finanzämter beurteilen jeden beantragten Fall individuell auf Grundlage des § 60 der Einkommensteuerdurchführungsverordnung, kurz EstDV. Es gibt keine generellen Ausnahmen von der Pflicht der elektronischen Übermittlung an das Finanzamt, also weder Wertgrenzen noch sonstige Regeln. Generell werden die ermöglichten Ausnahmen im Zeitverlauf immer mehr abnehmen, da eine immer stärkere Nutzung von Smartphones, Laptops und anderer Devices, also die digitale Durchdringung unseres Lebens, die Argumente gegen einen digitalen Jahresabschluss in Form einer E-Bilanz immer weiter schrumpfen lassen. Falls Sie bisher keine E-Bilanz erstellt haben, sollten Sie sich langsam, aber sicher damit anfreunden, sofern Sie vorhaben, Ihr Unternehmen noch ein paar Jahre fortzuführen.
Die Taxonomie: Der Kontenrahmen der E-Bilanz
Sie dürfen die Daten nur in einer bestimmten Form und Gliederung, der sogenannten Taxonomie, elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Die Taxonomie ist eine Art Kontenrahmen. Hieraus kann sich jedes Unternehmen bedienen und die benötigten Konten auswählen. Die Taxonomie basiert auf der HGB-Gliederung für die Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung und geht zusätzlich stärker ins Detail.
Die Taxonomie besteht aus zwei Modulen, dem GCD-Modul und dem GAAP-Modul.
Im GCD-Modul werden die Grunddaten zum Bericht, die Informationen zum Unternehmen und die Informationen zur verwendeten Taxonomie eingetragen.
Im GAAP-Modul werden die Inhalte zur E-Bilanz in die Kerntaxonomie und Ergänzungstaxonomie eingetragen.
Der Standardkontenrahmen für handelsübliche Unternehmen nennt sich Kerntaxonomie. Daneben gibt es auch einige Branchentaxonomien für Unternehmen, die besonderen Regelungen unterliegen, wie zum Beispiel Banken, Versicherungen oder Krankenhäuser wie etwa die »Taxonomie für Kreditinstitute (für alle Unternehmen, die nach RechKredV bilanzieren)«.
Bestand für Sie bislang keine Pflicht zur elektronischen Übertragung und haben Sie einen Kontenrahmen verwendet, der von der Taxonomie abweicht, müssen Sie diesen ab der Verpflichtung zur E-Bilanz anpassen und dazu die Konten einzelnen Taxonomiepositionen zuordnen. Sollte es in der Taxonomie ein Konto geben, das in Ihrer Buchhaltung bislang gar nicht benutzt wurde, müssen Sie dieses auch in Zukunft nicht verwenden. Selbst dann nicht, wenn es als sogenanntes Mussfeld daherkommt. In solchen Fällen dürfen Sie ein NIL eintragen.
Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise keine Beteiligungen an Kapitalgesellschaften besitzt und folglich auch keine Erträge aus solchen Beteiligungen haben kann, müssen Sie beim Mussfeld »Erträge aus Beteiligungen an Kapitalgesellschaften« ein NIL eintragen.
Wenn Sie in Ihrer Buchhaltung ein Konto mit Geschäftsfällen bebuchen, für das es in der Taxonomie kein passendes Konto gibt, müssen Sie eine sogenannte Auffangposition verwenden. Die Auffangpositionen der Taxonomie erkennen Sie an den Wörtern »übrige« oder »sonstige«. Haben Sie beispielsweise Sachanlagen, die keiner Position in der Taxonomie zugeordnet werden können, packen Sie diese einfach in die Auffangposition »Übrige sonstige Sachanlagen, nicht zuordenbare Sachanlagen«.
Es kann sein, dass Ihnen die Taxonomie ziemlich umfangreich erscheint. Allein für die Umsatzerlöse gibt es eine Vielzahl von Mussfeldern. Einige davon haben wir für Sie einmal aufgelistet:
steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 1 a UStG (Ausfuhr Drittland)
steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 4 Nr. 1 b UStG
Umsatzerlöse ermäßigter Steuersatz
Umsatzerlöse Regelsteuersatz
Umsatzerlöse sonstige Umsatzsteuersätze
Hat Ihr Unternehmen die Umsatzerlöse bislang nicht getrennt nach umsatzsteuerlichen Tatbeständen kontiert, können Sie diese Mussfelder nicht mit Zahlen befüllen. Sie müssen dort dann überall NIL eintragen. Die Umsatzerlöse landen bei Ihnen dann in der Auffangposition »Umsatzerlöse ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen«.
Minimal- oder Maximalstrategie fahren
Die E-Bilanz ist einfach nur die elektronische Übermittlung des Jahresabschlusses, deshalb gibt es dabei keine bilanzpolitischen Gestaltungsmöglichkeiten. Bei der Übermittlung des Jahresabschlusses im Rahmen der E-Bilanz gibt es jedoch einen anderen Spielraum. Sie können darüber entscheiden, wie viel Details Sie im Rahmen der E-Bilanz dem Finanzamt übermitteln wollen. Entscheidend ist dabei die Detailtiefe bei der Verbuchung der einzelnen Positionen.
Wenn Sie dem Finanzamt jedes Detail übermitteln wollen, fahren Sie am besten die Maximalstrategie. Sie füllen dabei nicht nur die Mussfelder aus, sondern liefern darüber hinaus noch viele zusätzliche Details. Der Vorteil der Maximalstrategie ist die komplette Offenheit gegenüber dem Finanzamt. Sie vermeiden dadurch Nachfragen oder Betriebsprüfungen, da Sie ja jeden Sachverhalt bis ins kleinste Detail dargelegt haben. Das gibt dem Finanzamt bei Bedarf auch einen besseren Einblick, um Sachverhalte einschätzen zu können. Sie befinden sich damit auf einem hohen Vertrauensniveau gegenüber dem Finanzamt.
Da Sie jedoch jedes Detail offenlegen, kann das Finanzamt bei strittigen Fällen gegebenenfalls zu Ihrem Nachteil entscheiden, da alle Informationen dort vorliegen. Der weitaus gewichtigere Nachteil der Maximalstrategie liegt jedoch im hohen Aufwand, den Sie bei der Erfassung der Detailinformationen haben. Hier müssen Sie abwägen, ob der Vorteil der Strategie diesen Nachteil dauerhaft überwiegt. Haben Sie bislang immer einwandfreie Abschlüsse geliefert und jede Nachfrage seitens des Finanzamts ohne viel Aufwand für beide Seiten zufriedenstellend klären können, sollten Sie die Maximalstrategie nur fahren, wenn der Aufwand dafür gering ist.
Oder Sie fahren die Minimalstrategie und befüllen lediglich die Mussfelder und sparen so Zeit und Aufwand bei der Erstellung der E-Bilanz. Der mögliche Nachteil dieser Strategie kann in vermehrten Nachfragen seitens des Finanzamts liegen.
Datenübermittlung via ELSTER
Die ELSTER dürfte mittlerweile nicht nur Ornithologen,