Второе действие подготовка склада к приемке товара.
Зная ассортимент и количество, складдолжен заблаговременно подготовить свободные места для размещения товара на хранение, с учетом известных алгоритмов организации складского товародвижения. Подробно о подготовке склада к приемке товара на хранение излагается в издании (3).
Третье проверка сопроводительных документов
В случае импортных поставок, к ним относятся инвойс, packing-list, таможенная декларация, CMR и TIR. Подготовка данных документов на стадии планирования поставки – отдельная тема, и она достаточно широко освещена в специальной литературе. Для склада важным документом является packing-list. Если данный документ достаточно адекватен, то вы сможете планировать приемку товара попаллетно. Это значительно сокращает затраты времени и трудовых ресурсов, особенно при поставках микс-паллетами. Кроме того, packing-list позволяет более качественно контролировать отгрузку с зарубежных складов. Вы можете сформировать сквозной попартионный учет товара при поставках с использованием промежуточных консолидирующих складов, что упрощает расчет себестоимости логистики поставок каждой партии товара. К сожалению, очень часто поставщики не уделяют должного внимания данному документу. Нередко packing-list является видоизмененной копией инвойса.
При внутрироссийских поставках к входящим документам относятся товарные накладные, счета, счета-фактуры и документы, подтверждающие качество товара (при необходимости). Персонал, проверяющий входящие документы, должен знать типовые формы, правила заполнения документов и правила внесения информации в базу данных (БД). Если документы соответствуют установленным требованиям, дается команда на осуществление дальнейших действий с товаром.
Четвертое приемка товара по количеству и качеству, документирование расхождений с сопроводительными документами.
Начинается приемка с открытия борта или контейнера. Изначально обратите внимание на сохранность пломб (если товар не вскрывался на таможне), а также на первый ряд товара при открытии транспортного средства. Держите наготове фотоаппарат – непременный атрибут участка приемки. Если паллеты "завалены" или видны следы повреждения тары – начинайте "фотосессию"! При этом фотографии должны быть четкими и адекватно отображающими принадлежность груза к данной поставке. Не пожалейте времени – проконтролируйте, насколько специалист участка приемки владеет фотоискусством – от этого зависит очень многое при формировании претензии к поставщикам и перевозчику. Далее начинается проверка товара по количеству и качеству. Некондиционный товар откладывается отдельно, выбраковывается и предъявляется контролерам для подготовки соответствующего документа и последующего решения о дальнейшем его движении. Кондиционный товар пересчитывается и готовится к постановке на хранение.
Документирование