Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, обмен письменной информацией и телефонные разговоры:
1) они проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном человеке или тесной группе лиц;
2) предполагают непосредственное общение;
3) создают условия для установления личных взаимоотношений.
Назначение деловых бесед может быть самым разнообразным. Выделим основные виды:
1) беседа-знакомство руководителя и будущего подчиненного при принятии решения о поступлении на работу;
2) деловая беседа между коллегами для обсуждения путей и методов реализации поставленных целей;
3) деловая беседа будущих партнеров по взаимодействию, деловому сотрудничеству между фирмами;
4) беседа – завязывание деловых контактов;
5) беседа – обмен информацией;
6) беседа, ставящая своей целью контроль или координацию действий подчиненного со стороны руководителя;
7) беседа – ознакомление с возможными сферами сотрудничества.
Вид деловой беседы зависит от целей и места ее в определении направления деятельности данного объекта управления.
Основными этапами деловой беседы являются подготовительные мероприятия, начало беседы, информирование присутствующих, аргументирование выдвигаемых положений и завершение беседы.
Каждая деловая беседа отражается на эффективности деятельности организации в целом и деятельности конкретных сотрудников в частности. Чем выше должностной уровень людей, ведущих деловую беседу, тем сильнее будет влияние последствий результатов этой беседы на жизнь сотрудников в данной организации. Поэтому чрезвычайно важно внимательно отнестись к подготовке к участию в такой беседе. Указанная подготовка к беседе распадается на несколько этапов. Не давая сравнительной оценки важности каждого этапа, постараемся перечислить их, одновременно раскрывая их содержание и особенности.
I этап. Определение цели беседы.
К сожалению, весьма часто тот или иной менеджер, говоря коллеге: «Надо бы встретиться, побеседовать», – даже не формулирует четко, какова должна быть цель беседы. Это первая, но далеко не последняя ошибка, допускаемая при организации и ведении деловой беседы.
Необходимо прежде всего для себя ответить: для чего следует проводить ту или иную деловую беседу, что должно быть ее результатом? Та сторона, которая первой определит для себя цель беседы, будет иметь больше шансов в достижении желаемых итогов, поскольку в ее руках инициатива в определении цели, выборе