Adressaten und Informationsbedürfnisse
Internes Rechnungswesen
Im Gegensatz zum externen Rechnungswesen gibt es beim internen Rechnungswesen keine gesetzlichen Regelungen für die Erstellung. Beim internen Rechnungswesen stehen die Informationen für Entscheidungs-, Planungs- und Kontrollprozesse im Vordergrund. Die Unternehmenssteuerung orientiert sich an der internen, betriebsorientierten Darstellung und Bewertung der Geschäftsvorfälle, bei der nur der Teil des Leistungsprozesses berücksichtigt wird, der mit dem eigentlichen Betriebszweck im Zusammenhang steht. Zum internen Rechnungswesen zählen vor allem die Kosten- und Leistungsrechnung, aber auch Planungsrechnungen und Statistiken.
Das Ziel der Kosten- und Leistungsrechnung (auch Betriebsbuchhaltung genannt) ist die Ermittlung der Selbstkosten der hergestellten Produkte und Dienstleistungen. Fokus der Kostenrechnung ist dabei die innerbetriebliche Leistungserstellung. Sie orientiert sich am leistungsbezogenen Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen. Ziel ist die Kontrolle der Unternehmensprozesse im Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit sowie die Planung, Überwachung und Steuerung der betrieblichen Prozesse.
Bei den Planungsrechnungen handelt es sich um Vorschaurechnungen. Sie stellen Soll-Zahlen für die zukünftige betriebliche Entwicklung für verschiedene Planungsbereiche auf.
Die Statistiken sind Vergleichsrechnungen, in denen wiederkehrende Vorgänge miteinander verglichen werden. Sie erstellen vor allem Auswertungen von Zahlen aus der Buchführung und der Kosten- und Leistungsrechnung.
Externes und internes Rechnungswesen
1.2 Buchführungspflicht
Buchführungspflicht
Die Buchführungspflicht ist gesetzlich hauptsächlich im Handelsgesetzbuch (HGB), im Einkommensteuergesetz (EStG) und in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl an Spezialgesetzen, abhängig von Branche und Rechtsform des Unternehmens.
Die handelsrechtliche Buchführungspflicht knüpft an die Kaufmannseigenschaft an. Nach § 238 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt (§§ 1 - 6 HGB).
Die steuerliche Buchführungspflicht ist in der Abgabenordnung zu finden. Dabei unterscheidet die Abgabenordnung zwei Arten von Buchführungspflicht:
• Nach § 140 AO wird die handelsrechtliche Vorschrift zur Buchführungspflicht übernommen. Demnach sind alle, die nach handelsrechtlichen Vorschriften buchführungspflichtig sind, dies auch nach dem Steuerrecht (abgeleitete Buchführungspflicht).
• § 141 Abs. 1 AO legt darüber hinaus fest, dass unabhängig von der Kaufmannseigenschaft auch dann Buchführungspflicht besteht, wenn folgende monetäre Größen überschritten sind (originäre Buchführungspflicht): An zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren beträgt der Umsatz mindestens 600.000,– € bzw. der Gewinn aus Gewerbebetrieb mindestens 60.000,– € (Stand 1.3.2018).
Das 2009 verabschiedete Bilanzmodernisierungsgesetz (BilMoG) hat insgesamt 34 verschiedene Gesetze und Verordnungen angepasst. Eine wichtige Zielsetzung war u. a. die Vereinheitlichung bzw. Angleichung von Handelsrecht und Steuerrecht. Diese Vereinfachungen und Entlastungen wurden mit dem Bilanzrichtlinien-Umsetzungsgesetz (BilRUG), das seit Juli 2015 in Kraft ist, weitergeführt. Bei der Buchführungspflicht wurde dazu in § 241a HGB die Befreiung von der Buchführungspflicht analog zu § 141 Abs. 1 AO ermöglicht. Kaufleute sind nun handelsrechtlich von der Buchführungspflicht befreit, wenn in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren der Umsatz 600.000,– € bzw. der Jahresüberschuss 60.000,– € nicht übersteigt.
Buchführungspflicht (Stand 1.3.2018)
1.3 Buchungsverfahren
Das Handelsgesetz schreibt keine konkrete Buchführungsmethode vor. Vielmehr muss die Buchführung „so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann“ (§ 238 Abs. 1 HGB). Diese gesetzliche Anforderung wird nach herrschender Meinung nur von der doppelten Buchführung erfüllt.
Bereits im 15. Jahrhundert haben die Kaufleute in den italienischen Handelsstädten Genua und Venedig die heute noch verwendete Systematik der doppelten Buchführung für die Darstellung ihrer Geschäftsvorfälle entwickelt. Nördlich der Alpen hat zuerst die Handelsfamilie der Fugger diese übernommen und zwischen 1511 und 1579 jährliche Bilanzen erstellt. Die ersten Jahresabschlüsse dienten ihnen dabei zur Selbstinformation.
Doppelte Buchführung
Die doppelte Buchführung ermittelt den Erfolg (Gewinn oder Verlust) des Unternehmens sowohl in der Bilanz wie auch in der Gewinn- und Erfolgsrechnung. Da in Bilanz und GuV rechnerisch der Erfolg gleich sein muss, ist die Richtigkeit der Buchungen der Geschäftsvorfälle somit überprüfbar. Jeder buchungsfähige Geschäftsvorfall wird durch zwei wertgleiche Buchungen abgebildet, einer Soll- und einer Haben-Buchung.
Einfache Buchführung
Ist der Betrieb nicht buchführungspflichtig, kann er den Erfolg mit der einfachen Buchführung (der sog. Einnahmenüberschussrechnung) ermitteln. Die Gewinnermittlung erfolgt durch Gegenüberstellung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Bestandsveränderungen bleiben unberücksichtigt. Damit ist jedoch keine periodengerechte Gewinnermittlung möglich.
Kameralistik
Bund, Länder und Kommunen sowie Körperschaften des öffentlichen Rechts (z. B. Handwerkskammern) verwenden die Kameralistik, die als Buchführungssystematik für die öffentliche Verwaltung entwickelt worden ist. In dieser werden nur die Einnahmen und Ausgaben abgebildet, ein Werteverzehr wird dort genauso wenig erfasst wie die Bestände. Ziel der Kameralistik ist die Überwachung des Postulats, dass der Staat nur so viel ausgeben kann, wie er auch einnimmt (Ideal des ausgeglichenen Haushalts).
Buchführungssysteme
1.4 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
Nach § 238 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, „Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen“. Der Begriff „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ wird zwar im Handelsgesetz verwendet, dort aber nicht unmittelbar definiert. Es handelt sich um einen sogenannten unbestimmten Rechtsbegriff, dessen Konkretisierung durch Rechtsprechung, Vertreter der Betriebswirtschaftslehre und fachkundige Praktiker erfolgt. Ein wesentlicher