Buchhaltung kompakt für Dummies. Michael Griga

Gegenstück dazu ist das »Imparitätsprinzip«. Anders als bei Gewinnen müssen Verluste hier bereits in den Rückstellungen ausgewiesen werden, wenn sie sich mit hoher Wahrscheinlichkeit abzeichnen. Wenn mehrere Wertansätze möglich sind, dürfen Vermögensgegenstände außerdem immer nur mit dem niedrigsten Wert angesetzt werden. Das nennt man »Niederstwertprinzip«.

       Grundsatz der Stetigkeit

      Vermögenswerte und Schulden müssen immer nach denselben Methoden bewertet werden. Klingt zwar langweilig und unkreativ, ermöglicht es aber, einzelne Geschäftsjahre miteinander zu vergleichen. Ihre Kreativität dürfen Sie natürlich gern anderweitig ausleben. Malen Sie doch in der Mittagspause mal wieder ein Mandala aus oder trainieren Sie eine neue Tischkickerstrategie.

       Grundsatz der Belegbarkeit

      Achtung, Spoiler-Alarm! An dieser Stelle verraten wir Ihnen bereits einen Satz, der Ihnen in Kapitel 4 gleich mehrfach über den Weg laufen wird: »Keine Buchung ohne Beleg!« Und hier gibt es ausnahmsweise mal keine Ausnahme. Darüber hinaus müssen Sie die Belege gut sortiert aufbewahren. Die Buchhaltung ist eben kein Ponyhof (wobei ein Ponyhof natürlich trotzdem buchhaltungspflichtig sein kann).

       Grundsatz der Identität

      Am Anfang eines neuen Geschäftsjahrs müssen die Bestände der Konten mit den Schlussbeständen der Vorperiode übereinstimmen, also identisch sein. Die Schlussbilanz muss also mit der Eröffnungsbilanz übereinstimmen. Mehr zu diesem spannenden Thema erfahren Sie in Kapitel 5.

       Grundsatz der zeitnahen Erfassung

      Wie es der Name bereits erahnen lässt, dürfen Sie Geschäftsvorfälle nicht erst im übernächsten Jahr erfassen, wenn Sie mal wieder ein bisschen mehr Zeit haben. Stattdessen sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Verbuchungen zeitnah vorzunehmen. Sie wissen ja: Was du heute kannst besorgen …

      

Die Nichteinhaltung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung kann sehr unschöne Konsequenzen haben. Je nach Schwere des Vergehens drohen teilweise empfindliche Strafen. Neben hohen Geldstrafen sind durchaus auch Freiheitsstrafen möglich. Es lohnt sich also durchaus, die Grundsätze einzuhalten.

Kapitel 2

      Die Inventur und die Bilanz

      IN DIESEM KAPITEL

       Die Inventur und das Inventar

       Die Gliederung einer Bilanz

       Die Eröffnungs- und die Schlussbilanz

      In diesem Kapitel wird erst einmal gezählt, gemessen und gewogen. Und zwar bei der Inventur. Alles Wichtige dazu sowie zum Inventar und den unterschiedlichen Inventurverfahren erzählen wir Ihnen in diesem Kapitel. Dann geht es um die Bilanz. Wie eine Bilanz gegliedert ist, bleibt Ihnen nach der Lektüre dieses Kapitels hoffentlich nicht mehr verborgen.

Bestandsaufnahme: Inventur und Inventar

      Vor den Erfolg haben die Götter sprichwörtlich den Schweiß gesetzt. Ehe man sich daranmachen kann, möglichst viele Millionen Euro mit seiner Geschäftsidee zu scheffeln, muss jeder buchführungspflichtige Selbstständige oder gewerbliche Unternehmer erst einmal eine Liste mit dem gesamten für das Unternehmen eingesetzten Hab und Gut erstellen. Diese Bestandsaufnahme nennt man Inventur.

      

Bei einer Inventur müssen Sie bei jedem Unternehmen die Vermögensgegenstände sowie alle Schulden in einer Liste festhalten. Man nennt diese Bestandsliste auch Inventar. Auch hier gibt es natürlich wieder Ausnahmen: Einzelkaufleute mit weniger als 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Gewinn müssen keine Inventur durchführen. Das regelt § 241a HGB.

      Ein solches Inventar müssen Sie jedes Jahr erstellen. Hört sich nach einer Menge Arbeit an, ist aber oft gar nicht so schlimm.

       Die gängigsten Inventurverfahren

      Eine Inventur kann man auf unterschiedliche Arten durchführen. In der Praxis werden Ihnen meist die folgenden Inventurverfahren über den Weg laufen:

       die Stichtagsinventur

       die zeitversetzte Inventur

       die permanente Inventur

       die Stichprobeninventur

       Alle Jahre wieder: Die Stichtagsinventur

      Vielleicht ist Ihnen das auch schon einmal passiert: Sie wollen im Supermarkt einkaufen und der Laden ist zu. Ein Schild mit der Aufschrift »Heute wegen Inventur geschlossen!« bringt Licht ins Dunkel. Sie haben sich nicht im Wochentag oder an der Tür geirrt, sondern der Supermarkt bleibt heute aufgrund der jährlichen Stichtagsinventur geschlossen.

      Viele, extra für diesen einen Tag angestellte Inventurkräfte – oft Schüler, Studenten oder Rentner – schwärmen zwischen den Regalen und Tiefkühltheken umher, zählen und erfassen jede einzelne Tütensuppe und Tiefkühlpizza. Im Büro glüht derweil der Taschenrechner, da der Marktleiter damit beschäftigt ist, die ganzen Schulden des Supermarkts zu ermitteln und fein säuberlich aufzuschreiben.

      

Das bewegliche Anlagevermögen, das Vorratsvermögen und die Kassenbestände werden körperlich, das heißt mengenmäßig erfasst. Bei der mengenmäßigen Erfassung werden die Vermögensgegenstände gezählt, gewogen, gemessen oder auch geschätzt – beispielsweise bei den Reißzwecken im Büroschrank. Das unbewegliche Anlagevermögen sowie Forderungen, Guthaben und Schulden werden dagegen wertmäßig, das heißt in Geldbeträgen erfasst.

      Eine Stichtagsinventur findet wenige Tage um den Abschlussstichtag herum statt. Das geht oft auch mit dem Abschluss des Kalenderjahrs einher. »Wenige Tage« heißt übrigens maximal zehn Tage.

       Vorher oder nachher: Die zeitversetzte Inventur

Steht nicht genügend Personal zur Verfügung oder ist der Taschenrechner des Marktleiters ausgerechnet um den Abschlussstichtag herum kaputt, ist das nicht schlimm. Nach § 241 Abs. 3 HGB kann die Inventur in solchen Fällen bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden.

      

Bei den meisten Unternehmen entspricht das Geschäftsjahr auch dem Kalenderjahr. Der Bilanzstichtag ist dann der 31. Dezember. Das heißt, sie erstellen die Bilanz pünktlich zu Silvester. Ausnahmen bestätigen wie immer die Regel. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre sind auch möglich. Zum Beispiel weil das Unternehmen am 1. Februar gegründet wurde und man sich nie auf den Kalender einlassen wollte. Dann läuft das Geschäftsjahr immer vom 1. Februar bis zum 31. Januar. Ist zwar umständlich, aber möglich.

      Wenn Sie eine zeitversetzte Inventur machen, gilt trotzdem der Bilanzstichtag. Das heißt, alles, was zwischen der Inventur und dem Bilanzstichtag beziehungsweise zwischen dem Bilanzstichtag und der Inventur passiert, müssen Sie ebenfalls berücksichtigen. Je nachdem, ob Sie die Inventur vor oder