Anlass für eine Zielsetzung ist in aller Regel ein Problem. Das heißt, ein bestehender Zustand entspricht nicht den jeweiligen Wünschen oder Vorgaben. Oder arbeitswissenschaftlich ausgedrückt: Es ist eine Soll-Ist-Abweichung gegeben – ein unbefriedigender Zustand, den es abzuändern gilt und der somit zu einem Problemlösungsprozess veranlasst. Im Interesse der Effizienz ist dazu ein systematisches, folgerichtiges Vorgehen angesagt.
Ein systematischer Problemlösungsprozess gliedert sich in folgende Schritte:
■Beschreibung des Problems
■Ermitteln der Problemursachen
■Entwickeln von Lösungsideen
■Auswahl der Lösungsalternative
■Durchführen der Lösungsmaßnahmen
■Kontrolle der Realisierungsergebnisse
Geht man nicht logisch vor, bleiben erfolgreiche Problemlösungen reine Glückssache.
Demzufolge gilt es, das Problem zunächst zu analysieren und sich dazu mit dem Ist-Zustand auseinanderzusetzen. Nur vor diesem Hintergrund lässt sich ein zweckgerechtes Ziel für die weiteren Maßnahmen formulieren. Erst dann lässt sich konkret beschreiben, was man erreichen muss, um von einer echten Problemlösung sprechen zu können.
Nur bei hinreichender Kenntnis des Problems lässt sich ein sinnvolles Lösungsziel formulieren.
Praxiskenntnisse nutzen
Um sich als verantwortliche Führungskraft umfassende Kenntnisse eines anstehenden Problems zu verschaffen, ist es ratsam, schon in dieser Phase der Problembearbeitung die Mitarbeiter des jeweiligen Arbeitsgebiets hinzuzuziehen. Normalerweise sind sie es, die in erster Linie mit den Problemauswirkungen konfrontiert sind und die meist auch um die Mängel wissen, die zu den Problemen geführt haben. Und somit können oft gerade sie die besonders zweckdienlichen und praktikablen Lösungsideen einbringen.
Vorentscheidende Phase im Managementprozess
Der Managementkreis
Ein systematisch organisierter Managementprozess (ein Projekt oder einzelner Arbeitsauftrag) durchläuft normalerweise fünf Phasen, die gleichzeitig elementare Leitungs- und Führungsfunktionen darstellen. Eine häufig anzutreffende bildhafte Darstellung ist der sogenannte „Managementkreis“.
Betrachtet man die verschiedenen Phasen des Managementprozesses im Einzelnen, so stellen diese wiederum interne Managementkreise dar: Zum Beispiel hat auch die Kontrollabteilung ihre eigenen Zielsetzungen und muss auch die Kontrolle geplant, realisiert sowie schließlich kontrolliert werden.
Kommunikation als ständige Aufgabe
Im Interesse der reibungslosen Zusammenarbeit haben alle Führungskräfte dafür zu sorgen, dass sich die Beteiligten während des gesamten Prozesses miteinander abstimmen.
Das Sicherstellen von Information und Kommunikation ist eine wichtige permanente Führungsaufgabe.
Logische Aufbauorganisation
Üblicherweise sind in Unternehmen auch die internen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten dieser Systematik folgend geregelt: Die Unternehmensleitung setzt die grundlegenden Unternehmensziele, die Entwicklungsabteilung ist für die Planung von Maßnahmen zur Zielerreichung zuständig und die jeweiligen Ressortleiter entscheiden dann, welche der Planungsalternativen auf welche Weise umgesetzt werden. Für die Realisierung hat die Fertigungsabteilung zu sorgen (in einem Handelsunternehmen der Vertrieb) und die Revision hat schließlich die Zielerreichung zu kontrollieren.
Man bezeichnet daher auch das Unternehmen als Ganzes als einen „Managementprozess“. (Die Benennungen der einzelnen Organisationseinheiten sind hier beispielhaft gewählt; mancherorts werden auch andere Bezeichnungen analoger Bedeutung verwendet.)
Zielsetzung ist besonders bedeutsam
Wie die Darstellung zeigt, ist die Zielsetzung die erste Phase in diesem Modell. Ihr kommt eine besondere Bedeutung zu, haben sich doch alle weiteren Schritte daran zu orientieren. Sie ist sozusagen für den Unternehmenserfolg vorentscheidend. Ziele schaffen Handlungsrichtlinien und Prioritäten für alle Beteiligten.
Wird bereits bei der Zielsetzung geschludert, können alle weiteren Schritte nur noch fragwürdiger werden.
Erfolgsorientiertes Zielmanagement im Unternehmen
Wichtige Managementaufgaben
Zielfindung und Zielsetzung sind demzufolge fundamentale Aufgaben des Managements eines Unternehmens. Ziele sind wichtige Führungsgrößen und haben den Zweck, Erfolg versprechende Maßnahmen auszulösen. Als wichtigste Funktionen von Zielen sind zu nennen:
■Information der Verantwortungsträger
■Handlungsanleitungen für die Ausführenden
■Legitimation von Handlungen
■Motivation der Beschäftigten
■Maßstäbe für die Erfolgsbeurteilung
Erfolge sind erreichte Ziele.
Zielhierarchie im Unternehmen
Ganzheitliches Zielsystem
Die Unternehmensleitung hat dafür zu sorgen, dass alle Hierarchieebenen in ein geschlossenes Zielsystem eingebunden sind. Dieses Zielsystem umfasst mehrere Zielebenen, von denen Impulse unterschiedlicher Qualität ausgehen: Die Ziele der oberen Ebenen dieser Hierarchie sind die längerfristigen Orientierungs- und Richtziele des Unternehmens. In der Abwärtsrichtung werden die Ziele tendenziell kurzfristiger und bekommen den Charakter konkreter Handlungsanweisungen. Damit ein Unternehmen als zielstrebiges Ganzes funktionieren kann, haben sich die einzelnen Zielkategorien an den jeweils übergeordneten Hierarchieebenen zu orientieren.
Unternehmensleitbild
Charakter des Unternehmens
Das Leitbild stellt den Charakter eines Unternehmens dar. Es beschreibt, als was sich das Unternehmen versteht bzw. wohin es sich entwickeln will und als was es in der Öffentlichkeit gelten soll. Es kann lediglich in den Köpfen der Unternehmenseigner existieren, aber auch schriftlich festgehalten und veröffentlicht sein. Es kann mit einem einzigen Leitsatz dokumentiert sein, wie zum Beispiel „Wir haben den weltweit besten Service unserer Branche“; es kann aber auch ausführlicher formuliert sein. Dabei ist es unerheblich, ob ein Unternehmensleitbild die aktuelle Realität beschreibt oder ein Fernziel darstellt und somit den Charakter einer Vision hat. Entscheidend ist, dass sich alle unternehmerischen Aktivitäten an diesem Bild orientieren.
Unternehmenskultur
Ethische Grundsätze des Unternehmens
Die Unternehmenskultur ist die Gesamtheit der ethischen Grundsätze des Unternehmens. Sie drückt sich sowohl im internen zwischenmenschlichen Umgang als auch im externen wirtschaftlichen Gebaren aus. Sie sind sozusagen die moralischen Leitplanken, innerhalb derer sich das Unternehmen und seine Beschäftigten zu bewegen haben. Die entscheidenden Impulse hierzu müssen von den Hauptverantwortlichen (Eigner, Vorstände, Geschäftsführer) ausgehen und sollten von diesen auch vorgelebt werden. Leider ist Letzteres in der Praxis keineswegs immer gegeben – mit den entsprechenden Folgen für den Gesamtzustand des Unternehmens …
Unternehmensgrundsätze
Regeln für die Umsetzung
Unternehmensgrundsätze konkretisieren,