5 Llevar a cabo un control. Llevar a cabo un control puede ayudar a evitar desviaciones en los planes y asegurar que se esté realizando a la perfección lo que se ha planificado, por tanto, el control no es otra cosa que revisar que se están cumpliendo los objetivos.
Seguir las etapas correspondientes del proceso de planificación garantiza el mejor funcionamiento de toda la organización.
Ejemplo
Entre los distintos tipos de objetivos, se pueden encontrar, por ejemplo:
1 Objetivos sociales: aumentar el nivel de calidad, la atención al cliente o el trato al personal de la empresa, entre otros.
2 Objetivos económicos: aumento de las ventas o reducción de los costes de producción.
5. Revisión periódica de los planes en función de la aplicación de los sistemas de control característicos de estas empresas
Garantizar el funcionamiento de una determinada empresa y mantener unos niveles de calidad y satisfacción para el cliente se traducen en beneficios económicos. Para alcanzar esto, todas las empresas que pongan en marcha planes deben revisar los mismos y medir si se están cumpliendo los objetivos, por medio de un sistema de control.
La revisión es repasar e inspeccionar los procesos y las acciones que se están llevando a cabo, para comprobar que se van alcanzando los resultados propuestos a través de los objetivos. Una revisión puede ayudar a encontrar fallos y problemas, por tanto, también permite corregir y reparar las desviaciones.
Las revisiones deben realizarse periódicamente para asegurar el cumplimiento de los planes, así las revisiones o controles pueden desarrollarse antes, durante o tras la realización del plan.
El control en un plan permite optimizarlo con el estudio de las desviaciones y aplicando las medidas de corrección adecuadas. Este control está englobado en unos procesos que conforman un sistema de evaluación o seguimiento.
El sistema de control puede contener:
1 Control presupuestario. Con la puesta en marcha de un control presupuestario se intentan buscar las posibles desviaciones para así aplicar las medidas oportunas y corregirlas. Por ejemplo, podemos conocer si las cifras presupuestadas a principios de año para la partida ‘gasto’ coinciden con las reales, es decir, con los gastos que la empresa ha tenido.
2 Control de calidad. A través de los controles de calidad se puede medir el servicio prestado a los clientes y cómo es la atención al cliente. Por ejemplo, por medio de encuestas de satisfacción.
3 Control de aprovisionamiento. Con el control de aprovisionamiento se calculan las existencias en bodega y almacén para realizar las posteriores compras necesarias. Por ejemplo, revisar los inventarios del material de oficina de una agencia de viajes para controlar las existencias en almacén y posteriormente proceder a la compra con el proveedor de aquellos materiales que se hayan agotado o estén a punto de agotarse.
4 Controles de personal. Por medio de estos controles se pueden medir varios aspectos del personal de una organización: productividad, puntualidad, absentismo, etc. Por ejemplo, a través del fichaje automático a la entrada y salida se puede medir la puntualidad laboral.
5 Controles técnicos. Para garantizar el correcto funcionamiento de las instalaciones y maquinaria utilizada para llevar a cabo una determinada actividad productiva. Por ejemplo, la revisión periódica de los ordenadores de una agencia de viajes garantiza el buen funcionamiento de los mismos.
6 Otros controles.
Parece obvio entonces que para que una empresa funcione correctamente y según los objetivos marcados, será necesario revisar y controlar periódicamente el desarrollo de los planes.
Importante
El plan de calidad de una agencia de viajes está relacionado con el cumplimiento de otros planes a corto plazo y que tienen que ver con el desarrollo diario de las actividades en la empresa. Por tanto, para que se cumpla el plan de calidad se deben cumplir antes otros planes como el de reserva, ventas o producción.
El buen desarrollo de los planes en una organización va a depender del cumplimiento de la gestión y el funcionamiento de esta.
6. Resumen
La planificación empresarial es una de las partes del proceso de administración que muestra adónde se quiere llegar en un futuro, intentando predecir y acercarse al estado potencial que se desea. Para ello, se debe definir qué hacer, cómo hacerlo y con qué recursos contar para alcanzar los objetivos.
El proceso de planificación está compuesto por diferentes elementos básicos que tienen una gran importancia: objetivos, estrategias y políticas. Un objetivo va a determinar qué se quiere conseguir, una estrategia el medio por el que se quiere conseguir el objetivo y una política rige la actuación de las personas o de la empresa (filosofía de la empresa).
A su vez, la decisión de estos anteriores vendrá limitada por la razón de ser de la empresa que no es otra cosa que la misión. Por otro lado, la visión es el lugar donde se quiere ubicar a la empresa en el mercado en un futuro.
Todo proceso de planificación está compuesto por una serie de etapas:
1 Concretar los objetivos de la empresa.
2 Delimitar las acciones de la empresa.
3 Definir las políticas.
4 Elaboración de un presupuesto
5 Llevar a cabo un control o seguimiento del plan.
El seguimiento de estas etapas u otras que la empresa considere adecuadas ayudarán a seguir un orden lógico en la planificación.
Los planes empresariales van a permitir alcanzar los objetivos iniciales, así un plan se caracteriza por ser un documento estratégico que contiene información clave y valiosa para mejorar el desarrollo de la actividad empresarial. Los planes se pueden realizar:
1 En función del tiempo.
2 En función de los diferentes subsistemas de la empresa.
3 En función de los diferentes departamentos de la empresa.
El desarrollo de un plan puede ser realizado tanto por empresarios o directivos como por las personas que tengan en mente una idea de negocio y quieran emprenderla.
La función de control está muy ligada e interrelacionada a la función de planificación, ya que planificar y llevar cabo un determinado plan no tiene sentido si no se mide y se corrigen las posibles desviaciones que surjan. El control se puede llevar a cabo antes, durante o tras la planificación, también se puede desarrollar por los diferentes departamentos de la empresa.
Para una mejor revisión periódica de lo planificado será conveniente aplicar un sistema de control, que no es otra cosa, que un conjunto de procesos de evaluación o seguimiento puestos en marcha por la empresa:
1 Control presupuestario.
2 Control de calidad.
3 Control de aprovisionamiento.
4 Controles de personal.
5 Controles técnicos.
6 Etcétera.
Ejercicios