Protocolo social: es la convención social que establece las reglas de comportamiento personal en relación con los demás y que determina la aceptación o el rechazo del grupo.Los valores y creencias de una sociedad establecen las normas de protocolo social y, por lo tanto, una persona puede ser considerada de exquisitos modales en Francia y comportarse como un completo maleducado en China. Por este motivo, es importantísimo conocer los usos y costumbres de países ajenos al nuestro si, por ejemplo, queremos establecer relaciones diplomáticas o empresariales eficaces con personas de culturas diferentes. El conocimiento de las particularidades culturales de otros países se está convirtiendo en una herramienta fundamental para negociar con éxito en un ambiente internacional.
Ambos tipos de protocolo nacen del respeto y aceptación de normas que, en el caso de la organización de actos oficiales, dictan las instituciones oficiales que tienen potestad para ello. Por ser normas oficiales, son de obligado cumplimiento y la no observancia de las mismas puede constituir falta o, en el peor de los casos, delito.
En lo que se refiere a protocolo social, la convención o acuerdo social se convierte en verdadera norma que establece peculiaridades y diferencias entre grupos humanos. La propia sociedad determina qué valores merecen el premio y la consideración del grupo o la repulsa del mismo. Incluso dentro de un mismo país hay diferentes reglas de comportamiento, dependiendo de la procedencia social o profesión que se ejerza, entre otras circunstancias. Por eso, la latitud y longitud terrestre determinan, también, las pautas de comportamiento. Una broma puede resultar simpática en Sevilla y totalmente inconveniente en Barcelona.
Desde mi punto de vista, todas las definiciones de protocolo que puedan encontrarse estarán supeditadas a las dos anteriores. El nexo común entre ambas es el respeto por la norma, sea sancionada o forme parte de un acuerdo social implícito o explícito.
De acuerdo con lo anterior, creo que una definición genérica y moderna de protocolo podría ser el conjunto de normas (y técnicas) que contribuyen al éxito de las relaciones oficiales, políticas, diplomáticas, comerciales y sociales.
Por encima de todo, el protocolo es norma. Y las normas delimitan el comportamiento humano para la convivencia.
Sabino Fernández Campo[20], que fue Jefe de la Casa de S. M. el Rey de España afirma: “De la ausencia de protocolo al imperio absoluto de la grosería no hay más que un paso”. Ser grosero va mucho más allá de la inobservancia del decoro y la urbanidad para destacar la falta de “arte y pericia” en la manera de hacer las cosas.
3.2. Los pilares sobre los que se asienta el protocolo
Hacer protocolo requiere cualidades personales, conocimientos, capacidades y habilidades que describiremos más adelante.
Debemos ahora preparar los cimientos sobre los que construir el esqueleto protocolario de la organización de actos oficiales o empresariales y la estructura que nos permita establecer sólidas relaciones sociales.
Mucha gente desprecia el protocolo porque lo relaciona con formas rígidas de proceder o, en el caso del protocolo oficial, porque entienden que el establecimiento de normas separa a las autoridades de la sociedad a la que estas se deben. Nada más lejos de la realidad. El protocolo, cualquiera que fuera su definición, tiene por objeto el acercamiento, como ya se dijo. Por ello, no solo es necesario el conocimiento de la técnica, sino la aplicación del sentido común. Ello implica un cierto grado de disposición personal a hacer bien las cosas y a agradar a las personas.
La sabiduría popular castellana transmitida de padres a hijos ha suplido en el pasado las formas de traspasar el conocimiento que ahora se imparte en los centros docentes, constituyéndose, los aforismos o proverbios, en las reglas consuetudinarias que han permitido hacer las cosas bien o, al menos, de un modo aceptable a los ojos de los demás.
Uno de los proverbios en lengua castellana más ampliamente difundido ha sido “Donde fueres, haz lo que vieres”. En esta corta frase se encierra mucha sabiduría popular y se pone en valor el respeto por las costumbres de personas ajenas a nuestro entorno social. El respeto a lo que sienten o dan por bueno otros es la base del éxito en las relaciones sociales.
Pero poner de manifiesto que se respeta la diferencia, que se observan y cumplen las normas de determinados grupos sociales y que se pone empeño en imitar comportamientos valorados como positivos por personas con cultura diferente a la nuestra, no hace más que manifestar nuestra amplitud de miras y nuestra capacidad de adaptación. Nada más importante para alguien que se dedica al protocolo que la adaptación al medio para no destacar y pasar desapercibido. El mejor protocolo es el que ni se ve ni se nota. De hecho, cuando se descubre una sobreactuación personal o una forma barroca o rebuscada en el desarrollo de un acto, se dice que no ha habido naturalidad y, por tanto, no ha existido protocolo.
Observar lo que hacen los demás –o la mayoría–, imitando su comportamiento y sus gestos, evita destacar o parecer diferente y, lo que es mejor, previene del rechazo de un grupo. Si un grupo entiende que una acción es digna de elogio, no queramos, por innovar, cambiar lo que ha funcionado antes de que llegáramos nosotros. El respeto por la costumbre y por lo que los demás entienden que está bien hecho, entonces, parece ser un pilar importante del protocolo. Es necesario, por lo tanto, la aplicación del sentido común en las formas de proceder para no resultar una nota discordante en una reunión de negocios, por ejemplo.
Por otro lado, la economía de medios se hace necesaria en nuestros días tanto en ambiente oficial como en el empresarial. No se entendería hoy un gasto excesivo en la organización de un acto que no tuviese un retorno de la inversión que superase al gasto ocasionado. La sencillez está íntimamente ligada a la economía de medios.
En la organización de cualquier acto, la cantidad económica invertida debe ser menor que la revertida en forma de publicity[21]. De ahí que, para conseguir ese rendimiento en aplicación de las técnicas de protocolo moderno, se huya del lujo y del boato para acercarse a la sencillez que, por cierto, requiere creatividad, elegancia y un especial sentido para diferenciar lo superfluo de lo absolutamente necesario.
Tanto en la organización de actos en ambiente oficial como en el empresarial, el protocolo debe destacar por la parquedad en el gasto. Ello no quiere significar que, por ahorrar, haya que caer en lo chabacano y simplista porque ello iría en detrimento de la organización y del propio objeto del protocolo. Es cierto que resultar barroco tanto en los planteamientos personales como en las actuaciones profesionales no conduce nada más que al más absoluto de los ridículos.
Pero ser sencillo no significa ser simple. La sencillez huye de la extravagancia, la aparatosidad y la exageración y exige posiciones personales y profesionales de naturalidad y sobriedad. No me atrevería a hablar de minimalismo y sí de detalle, exactitud, planeamiento, formas y minuciosidad.
Observe el siguiente gráfico, que resume cuáles son los pilares del protocolo.
3.3. Conocer las reglas para romperlas
Claro está que, para poder colocar esos dos pilares del sentido común y la sencillez sobre los que descansa el edificio protocolario, es necesario saber cómo hacerlo. El sentido común lo aporta la experiencia y el conocimiento, mientras que la sencillez –relacionada, en este caso, con el sentido de la estética– es cualidad innata, creo yo.
Hemos hablado antes del respeto en su sentido más amplio y, naturalmente, no se puede respetar lo que se desconoce. Por eso, para tomarse la libertad de contravenir alguna norma –excluyendo las legales– es necesario conocer qué pauta o patrón de comportamiento se deja de seguir. En este sentido, hago mía la frase de la actriz y cantante norteamericana