Действующее законодательство не содержит требований к какой-либо единой форме претензии. Однако из ее содержания должны быть четко понятна суть и обоснованность претензионных требований.
В претензии, как минимум, должны присутствовать:
наименование организации, которой адресована претензия;
наименование компании, предъявившей претензию с указанием точного почтового адреса, телефона, факса, банковских реквизитов;
номер претензии и ее дату;
изложение обстоятельств, послуживших основанием для предъявления претензии,
ссылки на соответствующий нормативный акт либо конкретные условия договора;
сумма претензии и ее обоснованный расчет;
требования заявителя;
иные сведения, необходимые для урегулирования спора.
Например, в случае передачи покупателю меньшего количества товара, чем оговорено в договоре, покупатель вправе потребовать передать недостающее количество товара либо отказаться от переданного товара и его оплаты, а если товар оплачен, потребовать возврата уплаченной денежной суммы (ст. 466 ГК РФ).
Если покупателю передан товар ненадлежащего качества, он вправе по своему усмотрению потребовать от продавца соразмерного уменьшения покупной цены или безвозмездного устранения недостатков товара, или возмещения своих расходов на устранение выявленных недостатков. Когда выявлены существенные нарушения покупатель вправе отказаться от исполнения договора, т. е. возвратить товар и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы либо замены товара (ст. 475 ГК РФ).
К претензии прилагаются документы, отсутствующие у должника и подтверждающие предъявленные требования, например, накладные об отпуске товара, договоры, счета-фактуры, платежные поручения и т. п.
Документы представляются в подлинниках либо надлежаще заверенных копиях или в форме выписок из них.
Перечень и вид прилагаемых документов указывается в приложении к претензии. Претензия подписывается руководителем организации, предъявляющей претензию либо уполномоченным им лицом.
Во избежание разногласий по поводу факта и даты поступления претензии и прилагаемых документов целесообразно претензию отправлять заказным или ценным письмом, либо используя средства связи, которые обеспечивают фиксирование ее отправления, либо вручать под расписку.
Напомним, что общий срок исковой давности, установленный ст. 196 ГК РФ, составляет три года.
Именно в этот срок организация,