Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс делопроизводства для отличной работы. Илья Мельников

– при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений;

      смешанная – при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть – в структурных подразделениях.

      Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. Поступающие документы регистрируются в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется. Большое значение для правильной организации работы по регистрации документов имеет определение категории документов, не подлежащих регистрации. Практически каждое учреждение само определяет круг таких документов. Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается руководителем учреждения.

      Как правило, к числу документов, не требующих регистрации, относятся рекламные извещения и проспекты, различного рода документы, присылаемые для сведения, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты и письма, письма с пометкой «лично», периодические издания (газеты, журналы, брошюры) и др.

      В перечень включаются не только эти виды документов, но и документы, регистрируемые только в отраслевых и функциональных службах организации.

      Так, формы периодической бухгалтерской отчетности, акты ревизий и др. могут регистрироваться в бухгалтерии; формы статистической отчетности по кадрам, – в отделе кадров; арбитражные дела – в реестрах арбитражных дел. Таким образом, в перечень включаются документы, которые нуждаются либо только в учете, либо в контроле за фактом поступления и не являются, объектом для наведения справок службой делопроизводства. Отработанный и апробированный перечень можно включить в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству.

      Независимо от того, подлежит или не подлежит документ регистрации службой, делопроизводства, на каждом документе, поступившем в организацию, ставится штамп с датой поступления.

      При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

      входящие документы;

      исходящие документы;

      внутренние документы;

      коммерческие контракты;

      документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)