На рабочем столе не должно быть ничего лишнего: компьютер, телефон, канцелярский набор, ручка, пара-тройка (не более) актуальных документов. Для работы с бумагами следует выработать способ их систематизации (сортировки) и постоянно пользоваться этим способом.
Нежелание или неумение поручать часть работы подчиненным
С точки зрения оптимизации использования рабочего времени очень важно уметь делегировать часть своих полномочий подчиненным сотрудникам. Однако этой возможностью в полной мере пользуются далеко не все.
Существует целая категория людей, которые психологически не могут вытерпеть того, что кто-то выполняет часть их работы. В первую очередь это объясняется либо завышенной самооценкой, либо принижением достоинств и рабочих способностей своих сотрудников. Такой человек даже мысли не допускает, что кто-то другой может сделать работу лучше, чем он. В конечном итоге такой человек становится загруженным работой сверх всякой меры, вынужден задерживаться после работы, а иногда даже брать работу на дом. Про таких людей говорят: «Он так работает, что с него дым скоро пойдет».
А ведь чаще всего нет никакой необходимости в том, чтобы так загружать себя работой. Наверняка значительную часть того, что вы делаете, можно переложить на подчиненных. Ниже приведен примерный перечень дел, которые наверняка можно делегировать своим сотрудникам независимо от того, где и в какой должности вы работаете.
♦ Сортировка входящей корреспонденции.
♦ Ответы на телефонные звонки.
♦ Отправка исходящей корреспонденции.
♦ Подготовка первичных данных для составления отчета.
♦ Решение каждодневных рабочих проблем.
♦ Подготовка материалов для совещания.
♦ Работа с оргтехникой (копировальный аппарат, факс, сканер, и др.).
Наверняка каждый работник, имеющий подчиненных сотрудников, сможет добавить к этому списку что-нибудь еще.
Чтобы эффективность делегирования полномочий была максимальной, рекомендуется придерживаться следующих советов.
♦ Если возникла необходимость делегирования тех либо иных полномочий, следует это делать сразу, не откладывая «на потом».
♦ Особое внимание следует уделить грамотному подбору исполнителей.
♦ Суть поручения необходимо излагать четко и ясно, не допуская двусмысленностей и недомолвок.
♦ Сразу нужно оговорить с подчиненным (либо с подчиненными) сроки выполнения задания; при этом следует принимать во внимание его текущую работу.
♦ Вы должны убедиться в том, что подчиненные правильно поняли данное поручение.
♦ В процессе работы непременно предоставляйте подчиненным нужные консультации, а также по мере необходимости снабжайте необходимой информацией.
♦ Периодически проверяйте ход выполнения работ. Если это