Самый простой пример того, как необходимость проявляется внутри любой организации – это заполнение закупочных ведомостей. Это наиболее распространенный способ определения ваших потребностей и их удовлетворения. Рассмотрим еще пример. Продвигаясь через различные ступени поставок, можно будет отслеживать развитие этого процесса покупки, например, новой арматуры, причинами потребности в которой были износ старой, плохая запирающая способность, негерметичность или слишком большие усилия на приводе, частота выхода из строя, отсутствие специальных удобных приспособлений для работы с ней и пр.
Важной частью процесса на этой стадии является осознание новой или возросшей потребности. Поэтому, то, как мы действуем в поисках и в определении потребностей, очень важно.
2.2. Спецификация
Чтобы быть уверенными, что нам поставляют то, что мы хотим, нам нужно подумать, как точно определить свое желание с точки зрения количества и качества товара.
СПЕЦИФИКАЦИИ
Спецификации естественным образом следуют из осознания того, что существует потребность. Это не просто процесс поименного наименования необходимого, как это было в примере с перегруженными работой сотрудниками, Вы не обязательно придете к единственному решению. Ваши сотрудники могли быть плохо организованны, или у них недостаточно стимулов. Они могли страдать из-за старого или неподходящего оборудования, или могли фактически выполнять работу, которая должна быть сделана другим отделом. Поэтому, прежде чем прийти к решению о принятии на работу дополнительных сотрудников, в которых Вы нуждаетесь, Вы должны прийти к заключению, что такая потребность существует, как мы показали в предыдущем разделе, и затем проанализировать проблему с тем, чтобы точно определить, в чем же на самом деле заключается потребность.
Заказ на закупку арматуры имеет и другую сторону процесса. Заказ был заполнен после того, как была установлена потребность, и отдел закупок предоставил, а сектор обслуживания этого отдела получил подробную заявку, что Вам нужна новая арматура, которая надежна, качественна, более точно регулирует, или более герметично отсекает, и ваши сотрудники получат большие удобства и дополнительные возможности.
И мы снова можем использовать пример перегруженных работой сотрудников. Раз Вы осознали необходимость и установили, что требуются дополнительные сотрудники, Вы должны определить количество недостающих работников, каковы их задачи, какой они должны иметь опыт, на какие должности они будут приняты, сколько Вы будете им платить, и является ли ваша потребность в них кратко – среднесрочной или долговременной.
Данная стадия может включать в себя обоснование того, что потребность является реальной, и поэтому способ, которым Вы это определяете, весьма важен.