Однозначные термины обозначают только одно научное или специальное понятие. Это не значит, что однозначный термин не может иметь несколько определений. Один и тот же объект может рассматриваться и определяться с разных сторон, с разных точек зрения, что и отражается в различных определениях. У однозначного термина главное – единство понятия. Многозначные термины обозначают более одного понятия и поэтому имеют соответствующее число значений. Как правило, возникновение многозначности является результатом переноса одного значения (основного) на другое понятие. Например, многозначным является термин «акт». В одном из своих значений это – «обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке», в другом – «документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события». При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае они употребляются только в одном из своих значений.
Правильность и стабильность терминоупотребления достигаются благодаря применению терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и способствуют упорядочению терминологии. Поэтому исследователи в области ДОУ и архивного дела придают большое значение упорядочению и совершенствованию делопроизводственной и архивной терминологии, поскольку словарь в определенной мере уточняет и упорядочивает понятийный (терминологический) аппарат документационного обеспечения управления и архивоведения как научных дисциплин, а также как отраслей специальной деятельности.
Перед авторами-составителями стояла задача – отразить в определенной мере новую проблематику документоведения и архивоведения, а также уровень развития делопроизводства и архивного дела в современный период. Все это определило отбор терминов, который ориентирован на современную делопроизводственную и архивную терминологию.
В пособии представлены 860 терминов и определений, которые называют объекты и процессы делопроизводственной и архивной деятельности, понятия документоведения, архивоведения и смежных областей. Широко представлены термины, используемые в сфере использования документов и информационного права.
Термины и определения расположены в алфавитном порядке. Дается ссылка на действующие федеральные законы, нормативные правовые и методические акты, ГОСТы.
1. Документирование управленческой информации
Понятие, виды и признаки документов
АНАЛОГОВЫЙ ДОКУМЕНТ (АНАЛОГОВАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА), согласно ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», – форма представления документа в аналоговой среде. Понятие «аналоговый документ» включает в себя все традиционные формы представления документов на аналоговых носителях: бумаге, фото-и кинопленке и т. п. Например, традиционный текстовый бумажный документ относится к аналоговым документам. Аналоговая форма представления может быть преобразована в дискретную с помощью оцифровки.
АУДИОВИЗУАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию; 2) согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию, воспроизведение которой требует применения соответствующего оборудования.
АУТЕНТИЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования», – является аутентичным, если он: а) является тем, чем должен быть; б) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это; в) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.
АУТЕНТИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, согласно ГОСТ 28388—89 «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения», – документы одинаковые по содержанию и различные по формату и (или) кодам данных и (или) структуре. Аутентичные документы могут быть выполнены на одинаковых или разных видах носителя данных, в визуальной или невизуальной форме.
БЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – рукописный или