Единое информационное пространство позволяет решить очень важную проблему – получение сводной картины по состоянию дел в организации в режиме реального времени. Ваше программное обеспечение должно позволять выводить отчет о работе на текущий момент времени либо на любую прошедшую дату. Данные могут быть обо всем – финансах, отгрузках, состоянию дел по договорам отгрузки, поставки, производству. Это могут быть отдельные отчеты по каждому виду работ либо сводные отчеты. Кроме того, если в вашей структуре есть или планируется несколько организаций, например одна на опт, другая на розницу, система должна выдавать сводный отчет по всем вашим фирмам. В этом случае вы существенно экономите время и, что еще более важно, получаете неискаженную исполнителями картину о состоянии дел. Такую функцию, реализованную в большинстве электронных систем, сейчас активно продвигает 1С: 8.0.
Должен отметить, что процесс внедрения любой информационной системы непрост и недешев. Чем больше и сложнее организация, тем больше времени необходимо на предварительную подготовку. Она включает в себя описание всех имеющихся бизнес-процессов, информационных связей внутри организации, предполагаемого развития. На основе полученной информации составляется техническое задание, и только после этого имеющийся типовой продукт подгоняется под требования вашего предприятия. Затем обычно полученная версия ставится на несколько рабочих мест, производится тестирование и отладка имеющихся нестыковок. Как только в целом система становится работоспособной, ее необходимо одномоментно запускать во всей организации. Категорически недопустима работа одновременно в старой системе (системах) и в новой, не доводите сотрудников до шизофрении. В организации со сложной, давно сложившейся структурой весь процесс от принятия решения до полноценной работы в новой системе может занимать до двух лет. Денег уходит очень много. Поэтому, если удастся с самого начала уйти от «кусочной» автоматизации, это позволит в дальнейшем сэкономить массу времени, нервов, своих и сотрудников, денег и повысит конкурентоспособность организации.
Некоторые руководители идут по пути написания индивидуальных программ, предназначенных для их предприятия. С моей точки зрения, это не самый лучший путь. Исхожу из того, что по своей структуре и выполняемым действиям практически все организации однотипны. Их можно достаточно уверенно систематизировать по видам деятельности, производства и т. п. Следовательно, и решения достаточно часто подходят типовые. Их необходимо правильно подобрать и адаптировать, но они проверенные, профессиональные и имеют большие возможности. Программы, написанные самостоятельно