В настоящее время в РФ накоплены огромные запасы информации, сосредоточенные в разнообразных базах и банках данных, на дискетах и CD-ROM, на других носителях информации. Эта информация применяется повсеместно – в библиотеках, информационных центрах, музеях, архивах, образовательных учреждениях и других организациях.
База данных (БД) – это набор данных, достаточный для достижения установленной цели и представленный на машиночитаемом носителе в виде, позволяющем осуществлять автоматизированную переработку содержащейся информации.
Банк данных (БнД) – это автоматизированная информационная система, состоящая из одной или нескольких БД и системы хранения, обработки и поиска информации.
Используются различные БД, а именно:
♦ документальные (где запись отражает документ, содержит его библиографическое описание и, возможно, иную информацию);
♦ библиографические (документальные БД, в которых запись содержит только библиографическое описание);
♦ реферативные (документальные БД, в которых запись содержит библиографические данные, реферат или аннотацию);
♦ полнотекстовые (документальные БД, в которых запись содержит полный текст документа или его наиболее информативных частей);
♦ гипертекстовые (БД, в которых запись содержит информацию в виде текста на естественном языке и указание на связи с другими записями, позволяющими компоновать логически связанные фрагменты БД);
♦ базы первичных данных, или фактографические (БД, содержащие информацию, относящуюся непосредственно к данной предметной области), и некоторые другие.
Самое главное в базах данных – надежное программное обеспечение и постоянное оперативное их обновление (актуализация сведений).
В Российской книжной палате создан банк данных государственной библиографии, в котором есть авторитетные
БД, содержащие записи с полной информацией о сочинителях и их произведениях:
♦ имя индивидуального автора в форме для заголовка описания, краткая биографическая справка, тематическая направленность работ, принадлежность автора к стране;
♦ язык текста оригинала произведения; сведения о формулировке ссылочных записей – от установленной формы заголовка описания к другой форме, используемой ранее, менее распространенной и т. д.;
♦ произведения автора, зарегистрированные в РКП с 1998 г. с указанием сведений, характеризующих издания с точки зрения охраны авторского права.
Затем дается перечень работ автора из БнД государственной библиографии РКП (начиная с 1992 г.).
Отдел каталогизации РГБ располагает БД “Авторы особых категорий”, в которой содержатся записи о правителях и религиозных деятелях, оставивших заметный след в российской и всемирной истории. БД формируется на основе энциклопедических изданий и информации из хранящихся в библиотеке