Посольским приказом, образованным в 1549 г., осуществлялось общее руководство внешней политикой страны, он ведал всей текущей дипломатией, а также сбором разведывательной информации и в какой-то степени организацией и ведением разведки. Сведения о государствах, с которыми Россия поддерживала дипломатические отношения, распределялись по повытьям (отделениям)203.
Во 2-й половине XVII в. в подчинении Посольского приказа находились Малороссийский приказ, Приказ Великого княжества Литовского, Смоленский приказ, куда поступала информация из подведомственных этим приказам «порубежных» городов: Новгорода, Пскова, Смоленска и из ряда городов Левобережной Украины.
В отличие от Посольского приказа Разряд ведал разведкой только в порубежных государствах.
Приказы управляли подведомственными территориями через глав местных администраций – наместников и с середины XVI в. годовых, а позже городовых воевод в отличие от ратных или полковых воевод. Появление городовых воевод «было вызвано построением со стратегическими целями городов на окраинах, где военные задачи выступали на первый план, почему и само население их являлось почти сплошь обязанным службою, а также присоединением новых населенных инородцами областей, где все отрасли управления сосредоточивались в военных руках»204.
Городовые воеводы возглавляли управление города с прилегающей к нему территорией – уездом. В обязанности их входило в том числе «принятие предупредительных мер относительно нападения неприятеля и в собирании войск и в командовании ими»205. Эти меры предполагали и ведение разведки потенциального неприятеля с опорой на местных жителей.
Постоянная угроза набегов степняков вынуждала укреплять юго-восточную границу. Возникла линия сплошных оборонительных укреплений, так называемая «засечная черта»206. Городовой воевода руководил укреплением и обороной «засечной черты», проходившей через подведомственный ему город и уезд. С начала XVII в. эта категория воевод была введена не только в пограничных, но и во всех других городах. Городовым воеводам, а также дьякам и подьячим, бывшим в их подчинении, из приказов направлялись «наказы», «указы» и «государевы грамоты». В ответ на эти директивные документы в приказы поступали с мест «отписки», в них обязательно пересказывалось содержание запроса, на который составлялся ответ.
Соседние государства также были заинтересованы в получении сведений о России. Так, в 1578 г. Генрих Штаден, служивший несколько лет опричником у Ивана IV, представил императору Священной Римской империи Рудольфу II записки, включавшие в себя «План обращения Московии в имперскую провинцию». При этом наблюдательный автор, бывший наемник, указал на опасность