В своих проектах я придерживаюсь 3-х уровневой системы регламентирующих документов:
– Политика по управлению проектами – важный на первом этапе, но не нужной дальше в реальной работе документ. В нем нужно закрепить общие принципы, которым мы будем придерживаться при внедрении и начале использования системы. Без детального описания, только принципы, базисы;
– Положение по управлению проектами – самый важный документ, где фиксируются «правила игры». Что, кто, когда и как должен сделать для успешной реализации проекта – думаю такого короткого и емкого определения будет достаточно;
– Инструкции и шаблоны – это самые подробные документы, в которых с необходимой детализацией описано как пользоваться сервисами и разрабатывать проектные документы.
Информационная система управления проектами
Структура Информационной системы управления проектами
Очень важно понимать, что Информационная система управления проектами – это только лишь инструмент автоматизации того, что можно автоматизировать. Очень распространенная ошибка, это когда псевдо профессионалы сразу кидаются внедрять, например, MS Project не выстроив реальные бизнес-процессы. Автоматизируя хаос, вы получите автоматизируемый хаос.
Основные задачи, которые должна помочь решить Информационная система управления проектами:
– Единая система – планирования, хранения, мониторинга, анализа и контроля исполнения планов-графиков, бюджетов проектов и проектной документации;
– Принятие решений – гибкая отчетность, которая обеспечивает платформу для принятие быстрых управленческих решений.
Организационная структура и зоны ответственности
Организационные структуры бывают очень разные, зависят от того, какую модель Проектного офиса вы внедряете. Сегодня остановлюсь на той структуре, с которой я часто начинаю внедрение КСУП. Она наиболее оптимальна для того, чтобы на первых этапах показать пользу и допродать технологию проектного управления для всех заинтересованных сторон. Обращаю внимание – эта организационная структура оптимальна только для самого первого этапа. Далее необходимо формировать полноценный Проектный офис с Руководителями проектов внутри него и горизонтальными проектами.
Эта структура, при которой, на ранних этапах внедрения КСУП мы не раздуваем штат Проектного офиса, а находим Руководителей проектов в функциональных подразделениях.
Организационная