В любой компании должна существовать координация по предоставлению продукта клиентам. Например, на предприятиях, работающих под заказ, ежедневно согласовываются действия по различным заказам между руководителями продаж и производства. Причем совсем не обязательно, чтобы в этой координации принимали участие руководители отделений, это могут быть начальники отделов продаж, обеспечения и производства или даже специалисты из этих подразделений. Чтобы понять, кто именно должен участвовать в таком совете по координации, нужно хорошо разобраться в том, какие вопросы должны согласовываться.
Советы по координации – это часть системы быстрого потока. Они помогают согласовывать действия между различными подразделениями напрямую. Например, при отсутствии регулярных заседаний совета по координации действий по предоставлению продукта согласование действий по производству отдельных заказов будет проходить через руководителей, перегружая их командные линии частицами, которые могут и должны идти по коммуникационным линиям.
Советы по координации проходят эффективно только если есть председатель совета, управляющий его работой, и члены совета готовятся к заседаниям. Обычно такая подготовка заключается в сборе данных по определенному вопросу. Например, когда происходит разработка сайта компании, необходимо, чтобы были учтены интересы отдела продаж, отдела продвижения, службы технической поддержки и других подразделений. В таком случае правильным будет организовать «совет по координации по техническому заданию на разработку сайта». Чтобы он прошел результативно, следует объявить всем участникам, какие документы они должны изучить до заседания совета, что подготовить к заседанию.
Таким образом, координационные советы бывают регулярными – по вопросам, требующим еженедельного или ежедневного согласования, или они могут быть посвящены решению какой-то определенной проблемы.
В первом случае их обычно называют «совет по…» и помещают на оргсхему соответствующего отдела в зависимости от того, каков основной продукт этого совета. Например, «Совет по предоставлению продукта» и «Совет по ценообразованию» будут находиться в отделе исполнительного директора, так как их деятельность непосредственно влияет на продукт директора: «компания, успешно производящая свой продукт…». Во втором случае такие координационные советы называют «координация по…». Например, когда нужно согласовать требования к заданию на разработку сайта, проводят «координацию по разработке сайта».
Правильные названия важны, так как члены команды должны распознавать и понимать цель этих действий. Такие названия, как «пятиминутка», сообщают лишь о том, что руководитель мечтает разделаться с этой работой за 5 минут, и ничего больше. Когда несколько человек принимают участие в работе какого-то совета, они являются группой, у которой есть определенная цель. Чтобы они могли осознавать