Отличие архивов, библиотек и музеев друг от друга объясняется особенностями их возникновения и развития. Архив появляется и растет естественно в результате документирования определенной деятельности, в то время как библиотеки и музеи пополняются осознанно в форме комплектования. «Первоначально библиотеки появились в составе архивов в связи с возникновением потребности иметь под рукой тексты, предназначенные не для ежедневного и эпизодического, а для длительного и постоянного использования. В отличие от архивов, библиотеки и музеи в большей степени нацелены на передачу информации, в том числе в образовательных целях» [Там же. С. 6].
Возникновение архивов стало индикатором перехода от устной памяти и культуры к письменной. Оно было связано с появлением государства и хозяйственной деятельности, а также усилением межгосударственных отношений. Древнейшие архивы появились в Месопотамии в первой половине III тыс. до н. э. и затем распространились на Египет, Микенскую Грецию, Малую Азию и Персидскую империю вплоть до эпохи эллинизма и Селевкидов. В Китае появление архивов относится к концу периода династии Чжоу. Первыми письменными документами стали документы об учете труда крестьян, а первыми архивами – собрания этих документов. Вначале письменность как новое техническое средство коммуникации находилась под контролем правящей группы, но затем она постепенно получала более широкое распространение. В отличие от архивов древнего Востока, подчиненных частным целям правителя, архивы античной Греции имели не хозяйственный, а правовой характер. Они возникали как публичные институты, связанные с ценностями демократии и желанием граждан контролировать руководителей государства. Позднее в результате развития товарно-денежных отношений и необходимости распоряжения крупными материальными ценностями возникли частные архивы [Там же. С. 14–18].
История библиотек – это история их востребованности обществом [Володин, 2002. С. 9—10]. Библиотеки возникали, когда появлялась потребность многократно использовать письменный текст. Они зародились в лоне архивов и длительное время, в том числе в Средние века, могли составлять с ними одно целое. Подлинное различие между архивами и библиотеками проявилось только к концу римского периода. Библиотеки стали местом памяти и письменной коммуникации, центрами суммирования старого и нового опыта на основе нового метода передачи информации – чтения. В течение столетий библиотека оставалась