Вне зависимости от времени прибытия делегации желательно сразу же из аэропорта или с вокзала отвезти прибывших партнеров в гостиницу.
1.6.2. Правила рассаживания в автомобиле
Ничто не обходится нам так дешево и не ценится так дорого, как вежливость
После взаимных приветствий и представлений участники переговоров рассаживаются по машинам. По правилам международного этикета места в автомобиле, так же как за столом, делятся на почетные и менее почетные. Самое почетное место – на заднем сиденье, справа по ходу движения автомобиля (для стран с левосторонним движением – заднее сиденье, слева по ходу автомобиля). Первым садится и выходит из машины пассажир, занимающий наиболее почетное место (рис. 1). На рис. 2 представлена схема рассаживания пассажиров, если машина многоместная.
В случае приезда делегации в составе трех-четырех человек целесообразнее предусмотреть две автомашины, один из вариантов – микроавтобус.
В том случае, когда глава делегации прибыл с супругой, первое почетное место в автомобиле занимает супруга, супруг – второе почетное место (рис. 3).
Если для встречи гостей используется личный автомобиль и водитель – встречающий член делегации, то самым почетным местом будет сиденье рядом с ним. В случае если используется такси, это правило не распространяется.
Автотранспорт подается правой стороной к тротуару, чтобы почетному гостю было удобнее занять свое место. Если условия не позволяют выполнить такой маневр, то пассажир, занимающий первое почетное место, садится в автомобиль через левую дверь.
По прибытии по нужному адресу автомобиль должен быть припаркован таким образом, чтобы выход был с правой стороны.
При посадке и выходе участников приглашенной стороны из автомобиля необходимо открыть им дверь, а затем закрыть ее за ними. Это могут выполнять как члены встречающей стороны, так и водитель или переводчик.
В случае сопровождения делегации в гостиницу необходимо проводить гостей до ресепшена и убедиться, что не возникло никаких проблем с документами или номерами.
Только после этого следует попрощаться с ними, заранее оговорив, во сколько и куда прибудет машина за участниками переговоров.
Вопрос проводов делегации необходимо продумать заранее. Желательно в первый же день работы обсудить этот момент с сотрудником приглашенной стороны, ответственным за решение организационных вопросов. С ним же надо обсуждать и все дальнейшие вопросы, связанные с маршрутом, приемлемое время отъезда и вид транспорта. Процедура отъезда аналогична церемонии встречи.
1.6.3. Подготовка к процессу переговоров
Необходимо точно знать должности и ранг приезжающих лиц. В противном случае из-за неверной информации возможно занижение или завышение статуса проведения непосредственно самих переговоров, что может неблагоприятно