Определение: документационное обеспечение (управления), ДОУ – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами[10].
Запомните!
В делопроизводстве применяются следующие сокращения:
УС – унифицированная система;
УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации;
ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления;
ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации;
ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организации;
ГОСТ – государственный стандарт.
Управленческие документы обслуживают определенные управленческие функции: планирование, организация, контроль и т. д.
Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например, система организационно-распорядительной документации, система бухгалтерской документации, система внешнеторговой документации.
Определение: система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению[11].
Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам.
Определение: приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов[12].
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.
Определение: унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности[13].
Систему документации составляют различные виды документов. В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г., были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации.
Общероссийский классификатор управленческой документации является составной частью единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
Общероссийский классификатор управленческой документации предназначен для решения следующих задач:
1) регистрация форм документов;
2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;
3) сокращение количества применяемых форм;
4) исключение из обращения неунифицированных форм документов;
5) обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
6) контроля за составом форм