Например, расположение составных частей индекса письма может быть следующее:
124/02-03, где
124 – порядковый номер;
02 – номер дела по номенклатуре;
03 – информация о корреспонденте, исполнителе и т. д. (например, 03 – отдел кадров).
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями (договоров, решений и т. п.), состоит их регистрационного номера документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой «П», например 56-П.
Регистрационные номера внутренних документов могут включать только порядковый номер по журналу регистрации данного вида документов, например протоколы, акты, справки.
Регистрационный номер исходящего и внутреннего документа проставляется в бланке документа на уровне реквизита «Дата» (_____№________).
Нумерация документов в течение нескольких лет не допускается. Нумерация документов ведется в пределах одного календарного года.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа (На №_от____).
Адресат (лицо или организация, которым адресован документ)
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Внимание! Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, местного самоуправления, организаций.
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и прочее являются условными):
Минрегион России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:
Генеральному директору
ОАО «Северные звезды»
В.А. Караваеву
или:
ОАО «Проект»
Главному бухгалтеру
В.М. Попову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:
Структурные подразделения
аппарата Главы Администрации
Костромской области
Руководителям исполнительных
органов государственной власти
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной