С самого начала новое министерство заняло совершенно особое положение в ряду прочих высших ведомств империи, а министр двора (первым этот пост занял князь П. М. Волконский (1826–1852) – в общем порядке государственного управления: «Министр императорского двора имеет состоять под собственным ведением государя императора; следственно, во всех своих деяниях отчет дает токмо его императорскому величеству, равно и все повеления получает от его величества, а другое никакое правительство никакого отчета по делам, вверяемым его распоряжению, требовать и предписаний по оному чинить права не имеет»[37]. Таким образом, МИДв не зависело от Правительствующего Сената, которому, как верховному учреждению, подчинялись в порядке суда, управления и исполнения все прочие учреждения Российской империи[38]. В то время как все государственные учреждения получали от Сената указы и были обязаны отчитываться перед ним представлениями, рапортами и доношениями[39], МИДв получало только копии с определений Сената, передаваемые министру двора лично обер-прокурором[40]. Никакие претензии на действия и распоряжения министра двора не подлежали обжалованию обычным путем, через Сенат, и могли подаваться только на высочайшее имя. Аналогичным образом был устроен и финансовый контроль за деятельностью МИДв. Все входящие в его состав учреждения не подлежали ревизии Государственного контроля. За законностью и правильностью всех операций по приходу, расходу и хранению финансовых средств следило особое установление в составе самого министерства – Контроль МИДв[41].
Другой особенностью МИДв, выделяющей его из ряда прочих министерств империи, была территориальная локализация: все основные органы нового министерства находились в столице. Следствием этого стало фактическое отсутствие вертикально-территориальных связей на общеведомственном уровне[42]. В отличие от других общегосударственных ведомств, таких как Министерства внутренних дел, путей сообщения или юстиции, МИДв в целом не имело никаких полномочных представительств вне столицы, не преследовало какой-либо ведомственной политики на местах, а потому не стремилось и к контактам с губернаторами. В этом смысле можно сказать, что МИДв не являлось общегосударственным ведомством, будучи скорее административно-хозяйственным подразделением, возведенным в ранг министерства из-за высокого статуса обслуживаемого объекта (императорской фамилии).
Роль канцелярий в системе управления, созданной в столь сильно централизованном государстве, как Российская империя в XIX в., была исключительно высока. Причиной тому стала единственно возможная в то время технология канцелярского делопроизводства: фиксирование информации на бумажных носителях, особенности ее обработки, переписки, транспортировки и, главное, неразрывная связь делопроизводства с общей системой государственного контроля.