В ответном письме вам следует обязательно сделать вежливую ссылку на последнее письмо вашего собеседника. Если же данным письмом открывается переписка с зарубежным партнером, нужно представить свою организацию, охарактеризовав ее цели и задачи в сфере международной деятельности. Эта часть письма должна быть предельно краткой, так как основная информация об организации в таких случаях содержится в прилагаемом к письму буклете (ссылка на который в тексте обязательна). Такое письмо нужно завершить благодарностью за сотрудничество и/или выражением надежды на таковое в будущем. Проверенная формула – «Искренне Ваш (имя)».
От того, насколько текст послания точен, грамотен и корректен, во многом зависит успех решения конкретных вопросов, а значит и судьба всего предприятия или фирмы в целом.
Правильно составленное деловое письмо отвечает следующим требованиям:
• достоверность и объективность изложения;
• полнота информации;
• краткость (письмо должно занимать не более страницы);
• отсутствие рассуждений и долгого повествования;
• нейтральность тона изложения при доброжелательности, отсутствии грубости и иронии, а также вычурности или ложной вежливости;
• использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.
Виды деловых писем:
• извещения;
• напоминания;
• приглашения;
• просьбы;
• предложения;
• запрещения;
• подтверждения;
• соглашения;
• разрешения;
• отказы;
• циркуляры;
• информационно-разъяснительные письма;
• сопроводительные письма;
• гарантийные письма.
Письма с извещением, распоряжением, предупреждением, напоминанием, приглашением, подтверждением, отказом, а также сопроводительные, гарантийные или информационные не требуют от вас непременного письменного ответа. Ответ следует обязательно написать на письмо, содержащее просьбу, обращение, запрос, предложение или требование.
Помните, что письмо на официальном бланке является лицом компании-отправителя, помимо фирменного логотипа здесь важен сам ритуал. При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как конверт и бланк фирмы.
Следует обращать внимание на соблюдение этики при деловой переписке. Так, неуважительное отношение автора делового письма, даже если оно завуалировано, всегда ощущается адресатом, и у него формируется стойкое отрицательное отношение к письму и к его автору, несмотря на вроде бы безупречные приемы убедительности сообщения.
Специалисты