Функция «обслуживание банковских счетов» подразумевает всего-навсего своевременное обновление карточек счетов (карточки подписей), сбор и подписание документации для службы безопасности банка. Необходимо отметить, что для обслуживания банковских счетов банкам требуется минимум информации, и обычно только в те моменты, когда меняется распорядитель счета. Чаще всего на ранних этапах у вас будет перечень информации, которую нужно собрать и предоставить банкам или, наоборот, получить от банка – простые операции.
Небольшой ликбез: карточка счета – это официальная бумага между банком и компанией, в которой компания указывает, кто от имени компании имеет доступ к управлению счетом. Как правило, для каждой операции по счету банку требуется решение двух сотрудников компании, которых называют «Первая подпись» и «Вторая подпись». Иногда появляется еще третья подпись – «Контролер», но это уже экзотика.
Первая подпись – руководитель организации, генеральный директор, или представитель управляющей компании, исполняющий функции директора, или лицо, которому директор поручает подписывать документы по официальной, заверенной нотариусом доверенности.
Вторая подпись – это подпись сотрудника, отвечающего за ведение бухгалтерского учета по российским стандартам, в большинстве случаев это главный бухгалтер или его заместитель.
Платеж пропускается банком только при наличии двух подписей. Раньше это были бумажные документы, подписанные двумя руководителями, сейчас это цифровые подписи в программе «Банк – Клиент». Цифровая подпись не означает, что кто-то подписывает стилусом. Это USB-флешка, которую подписант подключает к компьютеру и нажимает нужную кнопку в программе, или даже проще – логин и пароль в системе «Банк – Клиент». В качестве цифровой подписи изредка используют скан отпечатка пальцев или чип карты. К слову об экзотике, максимум я встречал четыре подписи – в зарубежном фонде, когда каждый платеж согласовывают две пары людей, каждая пара представляет одного из мажоритарных акционеров.
Бывает, что директор ставит и первую, и вторую подпись (см. раздел «Распределение первой и второй подписи»).
Сотрудников данного департамента используют, если необходимо получить заверенную банком бумагу, например, выписку со счета для аудита.
Немного продвинувшись по службе, вы сами будете получать от банка запрос на предоставление документов, и в такие моменты нужно советоваться с руководством: можно ли банку предоставлять те или иные документы. Банкиры бывают достаточно коварны, например, под видом получения информации по банковскому счету они могут запросить информацию, требующуюся для принятия решения по кредиту.
На начальном этапе вас могут допустить к работе с программой, через которую вы сможете готовить платежи и отслеживать динамику счета в первоисточнике, т.е. заглядывать на счет компании, как