Заголовок найчастіше відповідає на питання про що? іноді – кого? чого? Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.
Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.
Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою К, словом або штампом Контроль на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.
Текст документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ. Текст є основним реквізитом документів. Його розміщують на всю ширину сторінки.
Текст може містити такі логічні елементи: вступ (зазначають причину укладання документа, викладають історію питання тощо); доказ (визначають суть питання: пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посилання на законодавчі акти та інші матеріали); закінчення (формулюють мету складання документа). Текст документа, що містить закінчення, є простим, а той, що має ще й інші логічні елементи, – складним.
Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством.
Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
Текст документа слід викладати стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.
Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.
Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, повних назв яких немає в тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників:
Додатки: 1. Довідка про виконання плану, ремонтних робіт за
I квартал 2000 р. на 5 арк. в 1 прим. 2. Графік ремонтних робіт на
II квартал 2000 р. на 2 арк. в 1 прим.
Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:
Додаток: лист Державного комітету архівів України від 27.04.2000 № 171/01-04 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.
Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначають:
Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.
На