– підроблені документи можуть бути внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Матеріальна підробка означає, що до справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення. Інтелектуальна підробка передбачає складання і видання документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формального боку.
14. За стадіями створення:
– оригінали – основний вид документа, перший і єдиний його примірник;
– копії – це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види копій:
а) відпуск – повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника;
б) витяг – копія не всього документа, а лише його частини – наприклад, витяг із протоколу;
в) дублікат – другий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.
15. За складністю:
– прості – містять інформацію з одного питання;
– складні – містять інформацію стосовно двох і більше питань.
16. За терміном зберігання:
– тимчасового зберігання – термін зберігання встановлюють у межах 10 років;
– тривалого зберігання – такі документи зберігають більше 10 років;
– постійного зберігання – для цих документів не існує терміну давності, однак термін зберігання зазвичай встановлюють у межах 75 років.
17. За технікою відтворення:
– рукописні;
– відтворені механічним способом;
– відтворені електронним способом.
18. За спеціалізацією:
– загальні;
– з адміністративних питань;
– спеціалізовані – сукупність документів, які взаємодіють, створюють цілісність.
Особливості складання документації
Будь-який документ є складовою частиною певної системи документації (наприклад, з фінансових, юридичних, комерційних та інших питань).
Система документації – це сукупність певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення.
Документація має такі складові: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні документи, обліково-фінансові документи, організаційні документи, розпорядчі документи. Є ще спеціалізована документація, яка стосується певного виду чи окремої сфери діяльності – наприклад, документи з організації зовнішньоекономічної діяльності, документи з господарської діяльності.
Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством, або діловодством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні створюють документи, інші забезпечують їх передавання, треті керуються документами в практичній діяльності.
Єдина державна система діловодства (ЄДСД) – це науково впорядкований комплекс основних