Самой распространенной является ошибка писать приглашение от имени посла или генерального консула, в то время как протокольные правила диктуют такой порядок: вначале пишется должность руководителя консульского учреждения (без имени и фамилии), а потом имя и фамилия его (ее) супруги (супруга), если, конечно, дипломат находится в России вместе с супругом или супругой.
Далее, как правило, от руки и в родительном падеже пишется только имя и фамилия приглашаемого, причем слова «господин», «госпожа» в официальной переписке сокращать не принято. Должность и почетные титулы указываются на конверте.
Женам и мужьям отдельных приглашений не посылают, за исключением случаев, когда супруг или супруга занимает протокольные должности. Следует также помнить, что на первом месте в тексте приглашения ставится имя и фамилия приглашаемого лица, затем добавляется «с супругой» или «с супругом».
Приглашать гостей следует заблаговременно, но не позднее 7-10 дней до начала мероприятия. Если под текстом приглашения на прием отпечатана аббревиатура R.S.V.P. (Repondez s’il vous plait – франц.) – ответьте, пожалуйста, – то следует не позднее трех-пяти дней после его получения ответить лично или воспользоваться услугами секретаря. При этом следует иметь в виду, что чем выше официальное положение лица, организующего прием, тем раньше сообщается об участии либо о невозможности участия. Для ответа в приглашении обычно указывается телефон или адрес электронной почты, по которому можно написать примерно такие слова: «Благодарю за приглашение и с удовольствием приму участие», «Спасибо и до скорой встречи», «С удовольствием воспользуюсь Вашим приглашением», «Сочту за честь быть вместе с Вами в столь торжественный день», и т. д.
Иногда под буквами R.S.V.R делается надпись: Regrets only (ответить только в случае отказа). Когда высокие гости принимают предварительное устное приглашение, то на бланке или в письме, которое они получают, буквы R.S.V.R обычно зачеркиваются, а над ними пишется "p. m." (pour memoire) или "to remind", το есть «для памяти». В остальных случаях, когда в полученном приглашении на прием буквы R.S.V.P. не зачеркнуты, необходимо заранее письмом или по телефону сообщить, принимается приглашение или нет. Задержка ответа и, тем более, его отсутствие – свидетельство неучтивости. Лучше вежливо отказаться заранее, чем затягивать ответ.
Отказ от участия в мероприятии, особенно если приглашение поступило из государственных структур или же дипломатических и консульских представительств, требует особого такта. Наиболее вежливой формой ответа считается письмо.
Письменный ответ составляется в третьем лице с указанием должности приглашаемого, имени его супруги и не подписывается. Например:
Вице-губернатор Ленинградской области и М. И. Иванова подтверждают получение любезного приглашения на обед от имени генерального консула Республики Польша и госпожи Ванды Ковальской