Можно предположить, что в Москве трудилось несколько групп площадных подьячих. При Разрядном, Стрелецком, Холопьем, Посольском, а также в Патриарших приказах поощрялось существование таких коллективов, как своеобразный нотариат, помогавший челобитчикам с составлением прошений в эти органы. Площадные подьячие трудились также на крупных площадях в городе, первой из которых была Ивановская у колокольни Ивана Великого в Кремле. Они готовы были помочь большому количеству тяжущихся в приказах, у которых не было прикормленных нотариев. И по всей империи документы (челобитные, духовные, кабалы, купчие, рядные на лавки и найм рабочих) могли составляться такими негосударственными нотариусами. Государство доверяло их профессионализму и признавало их право на существование; когда Москва сгорела в 1626 году, то не только служащие приказов, но и те «подьячие… которые пишут на площади, и земские и церковные дьячки» были наняты для восстановления приказной документации. В Новгороде в 1636 году воевода собрал всех площадных подьячих, чтобы идентифицировать почерк и подпись на спорном документе. Уложение 1649 года пошло еще дальше – оно признавало законными финансовые документы на сумму более 10 руб. (крепости, заемные кабалы), только заверенные площадными подьячими Москвы и других городов. В случае если документ составляли деревенские или помещичьи люди, писцы его не принимали, а если он был написан просто грамотным человеком, его должны были освидетельствовать и заверить площадные подьячие[156].
Почему же существование столь разнородных кадров, сведущих в области закона, представляется таким важным? Во-первых, некоторые из них, такие как площадные подьячие, служили своеобразным резервом для государственной службы, особенно в сельской местности[157]. Во-вторых, они консультировали тяжущихся. Они знали правильный формуляр челобитной, они также умели посоветовать тяжущимся, какой нужно сделать запрос или как обратиться с жалобой. Натали Земон Дэвис ярко показала, как французские нотарии, составлявшие просьбы королю о помиловании, вносили изменения в суть излагаемого просителем дела. Нотарии знали формуляр, закон и словесные обороты, позволявшие их клиентам добиться милости