Между синтетическими и аналитическими счетами существует прямая связь, которая заключается в следующем:
• сумма остатков (сальдо) по аналитическим счетам равна остатку (сальдо) по синтетическому счету, к которому они открыты;
• сумма оборотов по дебету и кредиту аналитических счетов равна соответственно оборотам по дебету и кредиту синтетического счета, к которому они открыты;
• если синтетический счет активный, то его аналитические счета также активные, аналогично и по пассивным счетам.
Каждую хозяйственную операцию, записанную по дебету или кредиту синтетического счета, отражают в той же сумме соответственно на дебете или кредите нескольких аналитических счетов, открытых в дополнение к своему синтетическому счету.
Синтетические счета являются счетами первого порядка или главными счетами. Они могут быть простыми (когда объект учета не подлежит дальнейшей детализации) и сложными (когда объект учета, отражаемый на данном синтетическом счете, подлежит дальнейшей детализации на отдельных аналитических счетах). Некоторые сложные синтетические счета непосредственно связаны с аналитическими счетами, без каких-либо промежуточных групп. Например, в дополнение к синтетическому счету «Расчеты с поставщиками» открывают аналитические счета по каждому поставщику предприятия. Однако такое простое построение не всегда обеспечивает получение необходимых показателей.
Некоторые синтетические счета состоят из нескольких групп аналитических счетов. Промежуточным учетным звеном между синтетическим и аналитическим счетами является субсчет. Субсчета также называют счетами второго порядка. Они предназначены для дополнительной группировки аналитических счетов в пределах данного синтетического счета. Учет в них ведется в натуральных и в денежных измерителях. Несколько аналитических счетов составляют один субсчет, а несколько субсчетов – один синтетический счет.
Например, в дополнение к синтетическому счету «Материалы» открывают субсчета:
• «Сырье и материалы»;
• «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;
• «Топливо»;
• «Тара и тарные материалы»;
• «Запасные части»;
• «Прочие материалы»;
• «Материалы, переданные в переработку на сторону»;
• «Строительные материалы» и др.
В свою очередь к каждому субсчету открывают аналитические счета на каждый конкретный вид материалов (пиломатериалы, гвозди и т. п.).
Количество субсчетов и счетов аналитического учета зависит от целей и задач учета, а также от сложности