Распорядительные документы – это документы, которые содержат распоряжение о выполнении той либо иной хозяйственной операции. Наиболее характерные примеры – различного рода приказы, доверенности, договоры и контракты, чеки и др. Все они не содержат фактов совершения хозяйственных операций, поэтому не могут использоваться в качестве документального подтверждения операций и не являются основанием для отражения их в учете.
В большинстве случаев распорядительные документы служат основанием для составления первичных учетных документов. Иначе говоря, во многих ситуациях законодательно запрещено формировать первичные документы без наличия соответствующего распорядительного документа (либо нескольких распорядительных документов). Чтобы было понятнее, приведу несколько наиболее характерных примеров.
Сотруднику предприятия выдается доверенность на получение товарно-материальных ценностей у поставщика. Сама доверенность не является первичным документом, но на ее основании можно его составить (товарно-транспортную либо товарную накладную, по которой сотрудник и получит причитающиеся товарно-материальные ценности). Если же доверенность выдается сотруднику предприятия для получения денежных средств, то на ее основании будет составлен другой первичный документ – расходный кассовый ордер.
Аналогичная ситуация с чеком: сам по себе он не является первичным документом, но на его основании составляется расходный кассовый ордер, который таковым является.
На основании такого распорядительного документа, как контракт или договор, можно сформировать целый ряд первичных документов: товарно-сопроводительный документ на отгрузку товарно-материальных ценностей, платежный документ на оплату (предоплату) полученных ценностей, акт выполненных работ (оказанных услуг) и т. д., в зависимости от конкретной ситуации. Очевидно, что поставлять товарно-материальные ценности либо производить предоплату без предварительно составленного договора (контракта) никто не будет, поэтому и соответствующие первичные документы формироваться не будут.
К документам бухгалтерского оформления относятся различного рода группировочные ведомости, журналы-ордера, расчеты, бухгалтерские справки и т. п. Они могут составляться только на основании первичных документов. Документы бухгалтерского оформления являются собственно хранилищем бухгалтерской информации: в них отображаются обороты и сальдо по счетам бухгалтерского учета, выполняются расчеты и фиксируются результаты этих расчетов. При составлении бухгалтерской отчетности большинство информации берется именно из документов бухгалтерского оформления.
Помимо рассмотренных в бухгалтерском учете могут применяться документы и других видов, но менеджеру их знать совсем не обязательно. Однако стоит обратить внимание на нормативно-правовые документы, которые занимают важнейшее место в бухгалтерском учете.
Нормативно-правовые документы
К