С помощью электронной почты можно пересылать сообщения, подготовленные в специальном окне путем ввода буквенно-цифровых текстов с клавиатуры компьютера.
Кроме таких сообщений возможна пересылка заранее подготовленных файлов любого вида (текстовых, графических, фотографий и т. д.) как приложения к обычному письму. В качестве такого приложения может быть отправлен и любой файл. В программе любой электронной почты существует специальный режим вызова находящегося в памяти компьютера и подлежащего передаче файла (режим «Приложение») и его присоединения к письму. Главное меню содержит соответствующую пиктограмму (изображение канцелярской скрепки). Для запуска программы выбора приложения необходимо установить указатель текущего положения мыши на эту пиктограмму и однократно нажать на крайнюю левую клавишу мыши.
Как приложение к письму, в частности, может фигурировать и электронная копия документа.
Процедура подготовки самой отправки письма (с приложением или без него) чрезвычайно проста: после написания текста и при необходимости вызова приложения, как это описывалось выше, достаточно «нажать» (щелкнуть мышью) клавишу «Отправить» («Send») в главном меню электронной почты, предварительно, как в обычной почте, указав адрес получателя. В данном случае это будет так называемый электронный адрес.
Электронный адрес, помещаемый в строку «Куда» («То»), должен состоять из двух главных частей, разделенных символом @. Левая часть содержит имя пользователя (username). Обычно в качестве имени пользователя используются фамилия или имя (часто в сокращенном виде) конкретного абонента в латинском написании, например, ivanov. Иногда используют и несколько слов, например, serg. ivanov.
Правая часть адреса, находящаяся за знаком @, называется доменным адресом (domain name) и в свою очередь состоит из нескольких частей. Часть, следующая непосредственно за знаком @, называется hostname. Это может быть имя, состоящее из одного слова или нескольких слов. Наконец, вслед за hostname в электронном адресе должен быть проставлен домен верхнего уровня, указывающий на регион нахождения пользователя. Если это не США, то обычно указывается условное название страны. Например: kz Казахстан, ru Россия, ua Украина, fi Финляндия, jp Япония, au Австралия, de Германия, se Швеция.
Иногда вместо домена us чаще всего используется сокращенное обозначение профиля организации или региональной компьютерной сети:
edu (education) университеты, колледжи
com (company) компании, фирмы
gov (governmental) правительственные организации
mil (military) военные организации
org