Сумма каждого факта хозяйственной жизни записывается на счетах дважды (по дебету одного счета и кредиту другого счета), что и называется двойной записью. Такая запись обеспечивает взаимосвязанное отражение фактов хозяйственной жизни организации в бухгалтерском учете. Кроме того, правильность ее применения имеет большое контрольное значение, так как требует обязательной тождественности итогов записей на счетах.
По способу экономической группировки и обобщения учетных данных активные и пассивные счета бухгалтерского учета делятся на синтетические и аналитические. Соответственно учет, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета, называется синтетическим, на аналитических счетах – аналитическим.
Синтетические счета предназначены для учета информации в обобщенном виде объектов бухгалтерского учета в едином денежном измерителе (выражении). В однородных объектах бухгалтерского учета выделяются отдельные группы по свойствам и назначению, которые учитываются на субсчетах. Субсчета представляют собой промежуточную группировку аналитических счетов в пределах соответствующего синтетического счета. На основе данных синтетического учета заполняются формы бухгалтерской отчетности, прежде всего баланса.
Однако для осуществления оперативного управления и руководства работой организации, контроля и планирования финансовых, материальных и иных ресурсов, контроля за сохранностью всех видов имущества, учета затрат на производство, организации расчетов с рабочими и служащими, поставщиками, бюджетом требуются детальные, подробные данные, характеризующие все стороны работы организации. Счета, предназначенные для отражения детальных данных по каждому учитываемому объекту, называются аналитическими.
Между синтетическим счетом и относящимися к нему аналитическими счетами существует определенная взаимосвязь: остатки одного синтетического счета должны быть равны сумме остатков всех аналитических счетов, открытых в дополнение к синтетическому счету; суммы оборотов по дебету и кредиту одного синтетического