Работодатель выдает работнику трудовую книжку или вкладыш в нее и при этом берет с него плату, размер которой составляет размер расходов на их приобретение. Исключения составляют:
1) массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (стихийные бедствия, массовые беспорядки, экологические и техногенные катастрофы и другие чрезвычайные обстоятельства);
2) случаи порчи трудовых книжек по вине работодателя.
Стоимость бланка оплачивается работодателем в случае, если первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее произведено неправильно, а также в случае их порчи не по вине работника.
Помимо постановления «О трудовых книжках» порядок ведения трудовых книжек установлен постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69, которым утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек, установлению порядка заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек.
Согласно данной инструкции, запись даты во всех разделах трудовых книжек производится арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».
Записи должны быть произведены аккуратно. Они вносятся перьевой или гелевой ручкой, а также ручкой-роллером (в том числе шариковой). При записи чернила должны быть световодостойкими, черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения записей не допускаются.
Если в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки ранее внесены неточные, неправильные либо иные записи, которые признаны недействительными, их зачеркивание недопустимо.
Неточные, неправильные либо иные признанные недействительными записи исправляются следующим образом:
1) в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер и дата внесения записи;
2) в 3-й графе делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна»;
3) производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)»;
4) в 4-й графе повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения признается недействительной в таком же порядке.
Если в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую постоянную работу и эта запись признана