Об этом мы и поговорим ниже, начиная с детального рассмотрения функций, работы отдела рекламы в целом.
Хотелось бы отметить, что построение столь не простой структуры необходимо проводить постепенно, но и не черепашьими темпами.
Определение и детализация рабочих функций
Создание из 5 сотрудников уже упомянутого ранее конвейера, условно конечно, а также организацию для конвейера сложной структуры начнем с определения основных функций отдела рекламы и группировки работ в рамках этих функций.
Функциональная схема и функции отдела
Рис. 3. Последовательность основных функций
Схема основных функций, их последовательность отражена на. Для детальной расшифровки приведенных блоков использовалась нумерация на схеме и соответствующая нумерации приведенных ниже разделов. Основные функции включают в себя вполне конкретные работы, которые можно описать так:
Привлечение заказа:
Выбор потенциальных клиентов на основе систем сбора информации, в соответствии с реализацией проектов:
бывшие,
новые,
текущие,
оптовики;
Подготовка предложений и переговоров;
Проведение переговоров:
ознакомительных, включая изучение вертикали принятия решения,
постоянных-поддерживающих, с рассылкой газет по вертикали принятия решений,
«выламывающих», включая основанные на эксклюзивных предложениях,
оговаривающих характеристики заказа, его оплаты и способы доставки рекламы (с выездом к клиенту, через курьера, по факсу, по E-mail).
Прием заказа:
составление договора;
заключение договора разового или долгосрочного;
прием гарантийного письма с параметрами заказа, текста или макета (распечатка и файлы или пленки) рекламы;
выписка счет-фактуры на оплату по разовому заказу**);
отправка**) или выдача счет-фактуры.
Выполнение заказа:
согласование размещения макета с зам. гл. редактора или редактором;
составление сопроводительных документов для передачи на верстку, включая перечень особых замечаний, непосредственно макеты, файл реестра, файлы макетов, пленки;
передача документов на верстку**);
{верстка} *) контроль качества и соответствия;
{публикация} *) контроль фактической отгрузки.
Выставление счет-фактур:
выписка счет-фактур на отдельные части крупного заказа**),
отправка счет-фактур по факсу и факс-модему**).
Обеспечение оплаты по просроченным платежам:
ведение учета размещенных заказов;
внесение